Location: Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten berücksichtigen: • Platzbedarf (rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung und genügend Platz für eine Tanzfläche ca. zwei Quadratmeter pro Gast) • Notausgänge • Parkplatz-Situation • Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten, es gibt auch Luxustoilettenwagen!) • Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel • Küchentechnische Einrichtung • Infrastruktur: Strom- & Wasserversorgung • Personalbedarf memo-media-Tipp: Ganz wichtig: Beim Bauamt nachfragen, ob die Veranstaltung in den eigenen Räumen genehmigt wird. Es muss dafür eine kurzfristige Nutzungsänderung genehmigt werden. Rufen Sie einfach früh genug dort an und fragen mal nach! Location: In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: • Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) • Platzbedarf • Parkplatz-Situation • Verkehrsanbindung • Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) • Toiletten • Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel • Küchentechnische Einrichtung • Infrastruktur: Strom- & Wasserversorgung • Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: • Beschilderung (z. B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) • Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren • Stehtische • Dekoration • Bühne • Veranstaltungstechnik • Theken / Getränkeausgabe • Tischwäsche / Hussen • Buffetflächen • Gläser, Geschirr, Besteck • Servietten • Feuerlöscher • Give-Aways & Informationsbroschüren Catering Bei der Zusammenstellung des Caterings sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: • Budget • Gesetztes Essen oder Buffet • Motto der Veranstaltung • Durchschnittsalter • Menü- & Getränkekarten auf allen Tischen auch bei Buffets • Anteil Frauen und Männer, Teilnahme von Kindern • Vegetarier, Veganer und Laktoseunverträglichkeit • Religiöse und kulturelle Besonderheiten 18 Über 44.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.memo-media.de
Eventablauf • Zeitplanung • Programminfo auf Karten wie Speisekarten • Moderation • DJ oder Band • Sonstige Künstler, z. B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffet, Kinder-Zauberer oder Luftballon-Künstler für die Kinderanimation • Artisten oder andere Show- und Unterhaltungskünstler memo-media-Tipp: Wenn Sie eine Bühnenshow planen, stellen Sie sicher, wer sich um den Ablauf der Show kümmert! Oft übernimmt der Moderator die Ablaufplanung in Absprache mit Ihnen, aber auch dieser muss vorher gebrieft, also informiert werden. Treten mehrere Künstler auf, die sich vorher nicht kennen bzw. nicht von einer Agentur kommen, sollten Sie eine Ablaufregie für den Abend engagieren. Planen Sie eine technische Probe und eine Generalprobe ein. Die Techniker müssen zum Zeitpunkt der ersten Probe mit dem Aufbau fertig sein und sie müssen zum Teil während der Probe anwesend sein. Budgetplanung So bekommen Sie einen Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: • Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) • Location (Mietkosten, Nebenkosten) • Möblierung & Equipment (Mietmöbel, Catering-Equipment, Tanzboden, etc.) • Dekoration (Tischdeko, Blumen, Pflanzen, Tischwäsche, etc.) • Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne) • Catering (Speisen & Getränke, Geschirr, Besteck, Equipment) • Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, Artisten und sonstige Künstler) • Ablaufregie • GEMA-Gebühren • Externes Personal (Hostessen, Veranstaltungstechniker, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) • Versicherungen • Logistik • Weihnachtsgeschenke und Give-Aways • Puffer für Eventualitäten memo-media-Tipp: Besprechen Sie mit dem Fotografen unbedingt alles, was mit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zusammenhängt. Sie benötigen nicht nur die Genehmigungen der abgebildeten Personen, sondern müssen auch sicherstellen können, dass die Fotos aus dem Umlauf genommen werden können, wenn eine Genehmigung in der Zukunft zurückgenommen wird. memo-media-Tipp: Beachten Sie unbedingt die Reservierungs- und Buchungsfristen und klären Sie in diesem Zusammenhang auch direkt die Stornierungskosten. Keiner weiß, was in einem Vierteljahr alles passieren kann, sichern Sie sich für alle Eventualitäten ab! Kerstin Meisner memo-media Verlags-GmbH Kerstin Meisner, verheiratet, zwei Kinder, hat Ende 2000 die memo-media Verlags-GmbH gegründet. Die ausgebildete Journalistin, die zuvor als TV-Producerin und Buchautorin tätig war, hat den Verlag auf die Themen Eventkommunikation und Künstlerpräsentation fokussiert. Die Herausgeberin der Inspirationsquelle Eventmoods publiziert zudem neben der Branchenplattform memo-media.de regelmäßig das Magazin showcases, den Blog für die Eventplanung und das Eventbranchenbuch, das als Standardwerk der Branche gilt. Kerstin Meisner ist Mitglied diverser nationaler und internationaler Jurys der Eventbranche. www.memo-media.de Über 44.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.memo-media.de 19
Laden...
Laden...
Laden...
Follow Us
Instagram
Facebook
Twitter
Youtube
Xing