Location Auf dem eigenen
Location Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung auf dem eigenen Gelände berücksichtigen: · Platzbedarf (Rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung und genügend Platz für eine Tanzfläche ca. zwei qm pro Gast) · Parkplatz-Situation · Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten, es gibt auch Luxustoilettenwagen!) · Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel & Getränke · Küchentechnische Einrichtung · Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung · Personalbedarf Checkliste für die Weihnachtsfeier In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: · Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) · Parkplatz-Situation · Verkehrsanbindung · Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) · Toiletten · Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel & Getränke · Küchentechnische Einrichtung · Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung · Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: · Beschilderung (z.B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) · Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren · Stehtische · Dekoration · Bühne · Veranstaltungstechnik · Theken / Getränkeausgabe · Tischwäsche / Hussen · Buffetflächen · Gläser, Geschirr, Besteck · Servietten · Feuerlöscher · Give-aways & Informationsbroschüren 18 Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de
Catering Bei der Zusammenstellung des Caterings sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: · Budget · Gesetztes Essen oder Buffett · Motto der Veranstaltung · Durchschnittsalter · Anteil Frauen und Männer · Vegetarier, Veganer und Laktoseunverträglichkeit · Religiöse und kulturelle Besonderheiten · Teilnahme von Kindern Eventablauf · Zeitplanung · Programminfo auf Karten wie Speisekarten · Moderation · DJ oder Band · Sonstige Künstler, z . B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffett, Kinder-Zauberer und –Luftballon-Künstler · Artisten und andere Show- und Unterhaltungskünstler – Lesen Sie dazu auch die Tipps auf S. 22! memo-media-Tipp: Wenn Sie eine Bühnenshow planen, stellen Sie sicher, wer sich um den Ablauf der Show kümmert! Oft übernimmt der Moderator die Ablaufplanung in Absprache mit Ihnen, aber auch dieser muss vorher gebrieft, also informiert werden. Treten mehrere Künstler auf, die sich nicht kennen bzw. nicht von einer Agentur kommen, sollten Sie eine Ablaufregie für den Abend engagieren. Planen Sie eine Generalprobe ein. Budgetplanung So bekommen Sie einen Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: · Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) · Location (Mietkosten, Nebenkosten) · Möblierung & Equipment (Mietmöbel, Catering-Equipment, Tanzboden, etc.) · Dekoration (Tischdeko, Blumen, Pflanzen, Tischwäsche, etc.) · Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne) · Catering (Speisen & Getränke, Geschirr, Besteck, Equipment) · Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, Artisten und sonstige Künstler) · Ablaufregie · GEMA-Gebühren · Externes Personal (Hostessen, Veranstaltungstechniker, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) · Versicherungen · Logistik · Weihnachtsgeschenke und Give-Aways memo-media-Tipp: Beachten Sie unbedingt die Reservierungs- und Buchungsfristen und klären Sie in diesem Zusammenhang auch direkt die Stornierungskosten. Keiner weiß, was in einem Vierteljahr alles passieren kann, sichern Sie sich für alle Eventualitäten ab! Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de 19
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