Sport-Events Eventmoods 2016-01

Location · Wie lange

Location · Wie lange wird die Location benötigt – inklusive Aufbau und Abbau · Kosten Locationmiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) · Ausstattung (ist Technik vorhanden oder muss alles gemietet werden?) · Hat die Location feste Cateringpartner? · Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel & Getränke · Küchentechnische Einrichtung · Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung · Parkplatz-Situation Checkliste für die GROSSVERANSTALTUNG · Einlassorganisation – Wie viele Einlässe gibt es, wie viele Gäste pro Minute können eingelassen werden · Besucherführung inkl. Beschilderung innerhalb und außerhalb des Geländes · Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten) · Bemessung Sanitätsdienst auf Basis der erwarteten Besucherzahl – Information Feuerwehr? · Schlecht-Wetter-Optionen möglich? · Unwetter-Szenarien planen wie Blitzschutz, Starkregen, Hitze – Unterbrechung und Abbruch planen! · Küchentechnische Einrichtung / Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel & Getränke · Infrastruktur: Strom- / Wasserversorgung · Behördeninformation & -kontakt: Sind besondere Verkehrsregelungen wie Halteverbote, Straßensperrungen zu treffen? · Gibt es einen VIP-Bereich? memo-media-Tipp: Holen Sie Fachplaner und technische Dienstleister rechtzeitig ins Boot. Erstellen Sie außerdem zu Beginn der Planungen eine Liste der wichtigsten Entscheider – Veranstalter, Bertreiber, Ordnungsdienst, Veranstaltungsleiter, Sanitätsdienst... Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: · Infrastruktur (Zelte, Zäune, Bodenschutz, Zu- und Abwasser, Strom) · Beschilderung (z.B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) · Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren · Stehtische · Dekoration · Bühne · Veranstaltungstechnik · Theken / Getränkeausgabe · Einlass-Pässe für die verschiedenen Bereiche · Give-aways & Informationsbroschüren Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de

Catering Selbst wenn das Catering von festen Partnern kommt, sollten Sie es unter den folgenden Gesichtspunkten nochmals aufmerksam checken und die Partner gegebenenfalls um Ergänzung bitten. · Gibt es etwas für alle Budgets? · Durchschnittsalter der Teilnehmer · Ca.-Anteil Frauen und Männer · Vegetarier, Veganer und Laktose-Unverträglichkeit · Religiöse und kulturelle Besonderheiten · Teilnahme von Kindern memo-media-Tipp: Sparen Sie nicht am Catering für die Crew und denken Sie, dass diese auch während der Auf- und Abbautage gesund und ausreichend versorgt werden muss. Die meisten Crew-Mitglieder leisten schwere, körperliche Arbeit – planen Sie für diese Tage lieber zu viel als zu wenig ein! Ein leerer Magen macht schlechte Laune und ist selten kooperativ! Eventablauf · Zeitplanung · Programminfo auf Flyern und Plakaten · Moderation · DJs oder Bands · Sonstige Künstler, z . B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffett, Kinder-Zauberer und -Luftballon-Künstler · Aktionsmodule wie Riesenkicker und Hüpfburg · Mitmach-Aktionen und –Spiele memo-media-Tipp: Eltern sind entspannt, wenn es ihre Kinder sind. Sollten Sie Kinder bei der Veranstaltung erwarten, dann engagieren Sie durch eine auf Kinderbetreuung spezialisierte Agentur oder einen Spielezirkus. Eltern wie Kinder werden es Ihnen danken. Budgetplanung So kommen Sie zu einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: · Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) · Location (Mietkosten, Nebenkosten) · Möblierung & Equipment (Mietmöbel, Catering-Equipment, Tanzboden, etc.) · Dekoration (Mottodekoration, Tischdeko, Blumen, Pflanzen, Tischwäsche, etc.) . Fachplaner (Veranstaltungssicherheit, Brandschutz, Sicherheitskonzept) · Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne) · Catering (Speisen & Getränke, Geschirr, Besteck, Equipment) · Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, sonstige Künstler, Aktionsgeräte) · GEMA-Gebühren · Externes Personal (Hostessen, Veranstaltungstechniker, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer, Sanitäter) · Versicherungen · Logistik · Give-Aways memo-media-Tipp: Nicht nur die Buchungs- und Reservierungsfristen sind wichtig, sondern auch die Storno-Fristen und -Kosten. Sichern Sie sich dagegen mit einer Ausfall-Versicherung ab. Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de