People, HR, Aus- & Weiterbildungen und Versicherungen - Eventbranchenbuch 2024

CHECKLISTE ZUM BRIEFING

CHECKLISTE ZUM BRIEFING DES EVENTPERSONALS Von der Einlasskontrolle und dem Garderobenservice über die kulinarische Verpflegung bis hin zur Kinderbetreuung – ohne ein gut geschultes Personal läuft auf einem Event gar nichts! Damit sich deine Gäste während der gesamten Veranstaltung gut betreut fühlen und alle Bereiche reibungslos ineinandergreifen, ist es daher enorm wichtig, das Eventpersonal frühzeitig und effizient zu briefen. Je sicherer sich das Personal in allen Punkten fühlt, umso besser kann es die Gäste betreuen. Die folgende Checkliste hilft dir, dich auf das Personalbriefing vorzubereiten und an die wichtigsten Punkte zu denken. DETAILS BEACHTET / ANMERKUNGEN VORHANDEN Vorbereitung des Personalbriefings Stelle für das Briefing zunächst folgende Informationen schriftlich zusammen: - Datum, Uhrzeit und Adresse des Veranstaltungsorts - Kurze Vorstellung des Eventanlasses und -konzepts - Definition des Veranstaltungsziels - Informationen über die Zielgruppe und Gästeliste (inkl. Gästeanzahl) - Überblick über das Veranstaltungsgelände bzw. die Eventlocation (z. B. via Grundriss) - Genauer Zeitplan und Ablauf des Eventprogramms - Dresscode-Anforderungen - Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner:innen für das Eventpersonal Koordination, Kommunikation und Einweisung Lege die Kommunikationsmittel und –wege für das Personal fest (z. B. WhatsApp-Gruppe, Slack, E-Mail-Verteiler, sonstige Messenger oder Tools). Schick´ dem Eventpersonal im Vorfeld die zusammengefassten Informationen über den ausgewählten Kommunikationskanal. Organisiere ein Treffen (oder je nach Personalumfang ggf. mehrere Termine) zur Besprechung von Fragen, Verantwortlichkeiten und Besonderheiten. Stelle sicher, dass alle Personen Zugang zu diesem Termin haben (z. B. via Zoom oder Teams). Tipp: Zeichne das Meeting auf und stelle es dem Eventpersonal anschließend zur Verfügung, sodass sich auch jene, die zu dem Termin verhindert waren, nachträglich informieren können. 228

DETAILS BEACHTET / ANMERKUNGEN VORHANDEN Folgende Punkte sollten auf der Agenda des Meetings stehen: - Vorstellung des Team- und Hierarchieaufbaus und der jeweiligen Ansprechpartner:innen - Klärung von Anwesenheits- und Arbeitszeiten - Klärung von Verpflegung und Pausenzeiten (inkl. Abfrage von Ernährungsbesonderheiten oder Unverträglichkeiten) - Briefing und Zuweisung spezifischer Aufgaben und Rollen - Ggf. Informationen zu VIPs und besonderen Gästen - Ggf. Einweisung in Besonderheiten der Location - Aufklärung über den Umgang mit möglichen Notfallsituationen und deren Lösungen - Klärung des Dresscodes - Besprechung der Unterkunft des Eventpersonals vor/nach dem Event Dokumentiere (ggf. durch eine:n Protokollführer:in) während des Meetings schriftlich alle festgelegten Verantwortlichkeiten und besprochenen Details. Weitere To-dos Kümmere dich um Back-up-Personal für den Fall, dass kurzfristig eine oder mehrere Personen ausfallen. Lass dem Back-up-Personal alle zusammengefassten Informationen schriftlich zukommen. Buche ggf. die Unterkunft für das Eventpersonal. Beachte bei der Verpflegungsbeschaffung / -buchung ggf. Ernährungsbesonderheiten bzw. Unverträglichkeiten. Informiere das Eventpersonal on-going über mögliche Veränderungen und Updates zum Eventablauf. Bereite eine Erinnerungsbenachrichtigung vor, die ca. eine Woche vor dem Event an das Personal rausgeht und nochmals über die wichtigsten Punkte informiert. NOTIZEN Alle Angaben ohne Gewähr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DOWNLOAD: 229