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Eventmoods 2019-01 - Rahmenprogramme & Messestand-Aktionen

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Rahmenprogramme auf Konferenzen und Tagungen sind stark nachgefragt im Bereich der Eventplanung. Wir stellen neue Ideen und Aktionen vor, präsentieren Tipps zur Nachhaltigkeit und sprechen über die Rechtssicherheit von Verträgen, die auf Messen geschlossen werden. Die Themen der neuen Ausgabe der Eventmoods powered by memo-media mit Fokus auf Messen und Rahmenprogramme sind wie immer vielfältig: Neben „klassischen“ Messebau-Unternehmen stellen wir neue Kongress- und Tagungslocations vor, haben wieder spannende Künstler im Portfolio, die darauf brennen, Ihre Messestand-Aktivitäten zu bereichern und stellen wirklich nachhaltige Rahmenprogramme und Teambuilding-Aktionen vor. Wichtiger Bestandteil der Eventmoods sind auch in dieser Ausgabe wieder die Experten-Tipps. So konnten wir Jürgen May von 2bdifferent noch einmal zum Gespräch einladen und sind die gesamten Planungen rund um den Messestand wirklich detailliert mit ihm durchgegangen. Sie werden selbst sehen, seine Tipps sind schnell und einfach umzusetzen und doch groß in der Wirkung hin zum nachhaltigen Messestand. Der Fotograf Felix Faller von alinea.design erklärt, wie man Fotodokumentationen von Mitarbeiter-Aktionen wie Rahmenprogramme und Teambuildings DSGVO-konform durchführen kann. Und der Rechtsanwalt Thomas Waetke setzt sich mit dem Thema auseinander, wann auf Messen abgeschlossene Verträge rechtskräftig sind und wann eben auch nicht.

Teilnehmermanagement Der

Teilnehmermanagement Der Nachhaltigkeitsgedanke umfasst nicht nur ökologische, sondern auch soziale Aspekte. Diese kommen insbesondere beim Teilnehmermanagement zum Tragen. Über die bereits beschriebenen hinaus, spielt hier die Inklusion eine entscheidende Rolle. Diese beginnt bei der Barrierefreiheit der Räumlichkeiten und geht über unterfahrbare Tische beim Catering bis hin zur Möglichkeit, dass Medien so aufbereitet werden, dass auch Menschen mit Einschränkungen damit zurechtkommen (Kontrastreichtum, einfache Sprache etc.). „Ich muss nicht für eine Person das gesamte Event umkrempeln, aber im Bedarfsfall geschultes Personal bereitstellen, das bei der Betreuung von Menschen mit Beeinträchtigungen unterstützt“, erläutert Jürgen May. Barrierefreie und inklusive Veranstaltung. Veranstaltungen: mit Barrieren sind exklusiv und nicht inklusiv! Sobald jedoch Hindernisse abgebaut werden und die Zugänglichkeit nicht mehr eingeschränkt ist, ermöglicht eine Veranstaltung die Teilnahme für alle. In der menschlichen Vielfalt gibt es unterschiedliche Fähigkeiten und Beeinträchtigungen, denen jeweils berechtigte Bedürfnisse entsprechen. Diese sind jeweils unterschiedlich zu beachten. Messebau Messestände werden häufig nur für eine Veranstaltung konzipiert und gebaut. Doch auch hier ist Wiederverwertbarkeit möglich. Ein modulares System, das an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann und aus recyclebaren Materialien besteht, kann eine Lösung darstellen. Beschädigte, verschmutze oder abgelaufene Komponenten können so einfach ausgetauscht werden, ohne den gesamten Stand erneuern zu müssen. Das eingesetzte Holz für den Standbau sollte aus nachhaltiger Forstwirtschaft stammen oder Recyclingholz sein. Als Messeboden sind Teppichfliesen nachhaltiger als Messeteppiche, da diese meist anschließend weggeworfen werden. Verschmutzte Bereiche können bei Teppichfliesen für den nächsten Auftritt einfach ausgetauscht werden. Schritt für Schritt zum zukunftsfähigen Messemanagement Über den Erfolg entscheidet laut Jürgen May, dass nicht der letzte Schritt vor dem ersten gemacht wird. „Nachhaltiges Messemanagement beginnt mit dem Analysieren der bestehenden Situation, danach wird optimiert – ‚Wo kann man was verbessern?‘ Anschließend folgt die tatsächliche Umsetzung. Und als letzter Schritt kann mit dem ‚Kompensieren‘ die Klimaneutralität wiederhergestellt werden. Kostenfreie Eventrechner bietet CO 2 OL an: www.co2ol.de. Mit dem CO 2 -Rechner kann jeder selbst herausfinden, wie viel CO 2 er verursacht und wo es noch Einsparpotenzial gibt. CO 2 -frei wird eine Veranstaltung allerdings nie sein, darüber muss sich jeder klar sein, aber eine CO 2 -Reduzierung wird sich zukünftig auch finanziell für Unternehmen bezahlt machen. Durch die anvisierte CO 2 -Steuer wird alles, was nicht nachhaltig ist, teurer.“ Jürgen May empfiehlt jedem Messeplaner, seine eigene Nachhaltigkeits-Checkliste zu erstellen, die stetig weiterentwickelt und optimiert wird. So bleibt das Messemanagement des Unternehmens zukunftsfähig. Bei den Phasen der Organisation eines nachhaltigen Messeauftritts sind unterschiedliche Aspekte zu beachten: 1. Konzeption Die Konzeption ist die wichtigste Phase, denn hier entscheidet sich, ob das Thema Nachhaltigkeit konsequent bei der Planung und Umsetzung mitgedacht wird. Wie weit kann der Messeauftritt unter Nachhaltigkeitskriterien ablaufen? 2. Planung Bei der Planung des Messeauftritts werden die Eckdaten bestimmt. Hier stellt sich die Frage: Welche Handlungsfelder können wir beeinflussen und welche Relevanz für Umwelt, Gesellschaft und Ökonomie haben sie bei unserer Veranstaltung? Wenn bei der Planung der Weg mit konkreten Zielen angelegt wird, kann jederzeit überprüft werden, wie weit und schnell sich die Planung und Umsetzung in Richtung Ziel bewegt. Damit wird auch die Gefahr der Nachlässigkeit vermieden. 3. Durchführung Die Durchführungsphase bezieht sich auf den Tag oder die Tage des Messeauftritts mit den praktischen Vorbereitungen. Für diese Zeit ist sicherzustellen, dass alle Maßnahmen wie geplant umgesetzt werden. Zudem ist es wichtig, die Reaktionen der Teilnehmenden zu beobachten und gegebenenfalls zu fragen, wie die nachhaltige Veranstaltung ankommt oder die Gründe für die Ablehnung festzuhalten. 4. Nachbereitung Nach dem Messeauftritt werden alle getroffenen Maßnahmen evaluiert. Haben wir unsere Ziele erreicht? Welche Maßnahmen müssen wir bei der nächsten Veranstaltung im Sinn der Nachhaltigkeit optimieren? Jürgen May 2bdifferent Jürgen May ist Experte für Nachhaltigkeit in der Eventbranche. Eine erfolgreiche Nachhaltigkeitsstrategie mit klaren Zielen für Unternehmen zu definieren und umzusetzen – das ist sein tägliches Geschäft. Von der Feststellung des Status Quo über die Implementierung eines Managementsystems zur Nachhaltigkeit bis hin zu Coachings für Mitarbeiter*innen, begleitet er Unternehmen mit seiner Beratungsagentur 2bdifferent. Eine Herzensangelegenheit für ihn ist die „Teilnahme für alle!“ Dazu entwickelte er für das German Convention Bureau einen 30-seitigen Inklusionskompass „Inklusive Tagungen und Kongresse“, mit dem Veranstalter wertvolle Hinweise erhalten, um Inklusion und die Barrierefreiheit bei ihren Events umzusetzen. www.2bdifferent.de 8 Über 19.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.eventbranchenverzeichnis.de

Von der Vision bis zur Umsetzung – Full-Service-Partner für Messestände Wenn Mietmöbel nicht nur abgeliefert werden, sondern Bestandteil eines individuell ausgearbeiteten Konzepts werden, kann man dann überhaupt noch von einem „reinen Vermietungsservice“ sprechen? Bei „eventura – Die Veranstaltungsprofis!“ aus Geldern ist der Leitsatz „Alles aus einer Hand“ Programm. Bereits seit 1997 positioniert sich das Unternehmen in der Veranstaltungsbranche und weiß ganz genau, auf welche Fragen es bei der Messestand-Konzeption ankommt. Und darauf gibt das Team nicht nur die Antworten, sondern kümmert sich auch um deren Umsetzung. Integration des Corporate Designs Unter Berücksichtigung des Budgets, der örtlichen Gegebenheiten und des Konzepts stellt das Team die Mietmöbel und das Equipment aus dem eigenen Sortiment zusammen und baut diese vor Ort auf. Obwohl eventura kein klassisches Messebau-Unternehmen ist, stehen sogar Messestände auf Traversen-Basis zur Option sowie spezielle Möbelanfertigungen, die durch die unternehmenseigene Schreinerei möglich sind. Für Unternehmen, die ihren Messestand auffällig auf ihr Corporate Design abstimmen möchten, kooperiert eventura zudem mit großen Druckereien, um die Mietmöbel mit Folien oder Bannern zu branden. Erstellung individueller Mietmöbel-Konzepte Von Mietmöbeln in verschiedenen Design-Stilen, über Zelte bis hin zum Technik- und Catering-Equipment – das Sortiment überschreitet mittlerweile die Millionengrenze. Das Besondere ist, dass eventura diese Artikel nicht nur vermietet, sondern auf Wunsch auch ganzheitliche Lösungen anbietet. Veranstaltungstechnisch ist das Team dabei immer auf dem neuesten Stand. Schon bei der visuellen Ausarbeitung des Messestands stehen die Veranstaltungsprofis beratend zur Seite. Denn oft ist bereits dieser Punkt die erste Herausforderung für Unternehmen: Wie schafft man es, aus einer groben Vorstellung ein optisch stimmiges Gesamtkonzept zu kreieren? Für das eventura-Team ist nichts unmöglich. Immer einen Schritt weiter Vor allem auf die Liebe zum Detail legt eventura viel Wert. Deshalb widmet sich das Unternehmen künftig verstärkt dem Detail-Bereich, um noch mehr zu ermöglichen. Neben gängigen Mietmöbeln wie Bartresen, Standsystemen oder Stehtischen, stockt das Unternehmen sein Sortiment mit Deko-Elementen aus verschiedenen Themenwelten auf – z. B. im Industrial, Vintage oder Modern Style. Denn der Begriff „Full-Service“ ist bei eventura keine leere Phrase, sondern wird auf jeder Ebene und von jedem Mitarbeiter gelebt. Ihr Ansprechpartner: Jörg Rameil +49 (0)2831 - 97 66 60 www.eventura.net 9

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