Eventbranchenbuch 2024

CHECKLISTE ZUR PLANUNG

CHECKLISTE ZUR PLANUNG EINES OUTDOOR-FIRMENEVENTS Ob als Teambuilding-Event unter freiem Himmel, Konferenz im Grünen oder als sommerliches Betriebsfest für die Mitarbeitenden und Kund:innen – die Planung eines Outdoor-Firmenevents ist mit speziellen Anforderungen verbunden. Von Schlechtwetter-Optionen über Sicherheitsvorkehrungen und Installationen von Sanitäranlagen bis hin zur logistischen Koordination des Caterings – outdoor gibt es einiges zu beachten, was bei Indoor-Veranstaltungen meist automatisch gegeben ist. Die folgende Checkliste hilft dir dabei, an die wichtigsten Faktoren bei deiner Eventplanung zu denken. Für ein gelungenes Outdoor-Erlebnis, an das sich alle Gäste gerne erinnern! DETAILS BEACHTET / ANMERKUNGEN VORHANDEN Outdoor-Location Wo findet der Firmenevent statt? Auf dem eigenen oder einem gemieteten Gelände? Über gegebenenfalls notwendige Genehmigungen für die Outdoor-Location informieren. Ist der Outdoor-Bereich für Transporter / LKW gut erreich- und befahrbar? Bietet die Fläche genügend Platz für: genügend Sitzgelegenheiten, Food- und Getränke-Wagen oder –Zelte, Sanitäranlagen, Mietmodule, gegebenenfalls eine Bühne? Gegebenenfalls Absperrsysteme für das Gelände organisieren. Sind alle Bereiche auf dem Gelände barrierefrei? Gibt es genügend Parkmöglichkeiten für die Gäste oder eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Logistik & Ausstattung Sanitäre Anlagen organisieren. Mietmöbel (Stühle, Tische, Bänke, Mülleimer etc.) organisieren. Regen- / Sonnenschutz (Zelte, Planen, temporäre Bauten etc.) organisieren. Technisches Equipment (Mikrofone, Verstärker, Anlage etc.) für Präsentationen / Musik / Programm inkl. Infrastruktur organisieren. Beleuchtung des Geländes und einzelner Spots inkl. Infrastruktur organisieren. Um Bereitstellung von Wifi und gegebenenfalls mobilen Ladestationen kümmern. Gegebenenfalls Security-Personal, Erste-Hilfe-Station und medizinisches Personal organisieren. 62

DETAILS BEACHTET / ANMERKUNGEN VORHANDEN Essen & Getränke Platzierung der Catering- und Getränkestationen (z. B. Zelte, Foodtrucks, Fun-Food-Buden, Getränkewagen etc.) logistisch planen. Optionen für spezielle Ernährungsformen (vegan, halal etc.) und Nahrungsmittelunverträglichkeiten (glutenfrei, laktosefrei etc.) berücksichtigen. Sofern vom Catering-Service nicht mitgeliefert: nachhaltiges Besteck, Geschirr, Gläser, Tassen etc. besorgen. Sofern vom Catering-Service nicht angeboten: um Catering-Personal kümmern. Programm & Entertainment Infrastruktur und Bauten für Rahmenprogramm organisieren (gegebenenfalls an Rücksprache mit Unterhaltungskünstlerinnen und -künstlern denken). Gegebenenfalls gesonderten und geschützten Bereich für Kinderbetreuung einplanen. Sonstiges & Nachbereitung Ist der Event für die Gäste kostenfrei? Wenn nein: um eine effiziente Payment-Methode kümmern (z. B. Märkchenverkauf oder per Chip-Armband). Über Lärmschutz / Ruheverordnung informieren. Eventversicherung abschließen inkl. Schlechtwetter- Garantie. Räumungs- und Abbauarbeiten organisieren. Alle Angaben ohne Gewähr. NOTIZEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DOWNLOAD: 63