Eventbranchenbuch 2023

AUSWAHL DES PASSENDEN

AUSWAHL DES PASSENDEN ZELTES FÜR MEINEN EVENT Was muss ich im Vorfeld klären, um ein passendes Zelt oder einen temporären Bau für meine Veranstaltung zu buchen? Zelte und Temporäre Bauten gehören laut Definition zu den Fliegenden Bauten. Nach der Definition in § 76 Musterbauordnung (MBO) sind Fliegende Bauten bauliche Anlagen, die geeignet sind, an verschiedenen Orten wiederholt und befristet aufgestellt und wieder abgebaut zu werden. Die Regelungen können in den einzelnen Bundesländern voneinander abweichen. Wieviel Platz wird überhaupt benötigt? Die Größe des benötigten Zeltes richtet sich nach der Personenzahl und nach dem Anlass des Events. Ist es eine Preisverleihung mit Band und Gala oder eine Produktpräsentation mit Reihenbestuhlung und Ausstellungsfläche? Für eine Reihen- oder Theaterbestuhlung solltet ihr mit etwa 1,2 Quadratmetern pro Teilnehmer rechnen. Grundsätzlich gilt: Sitzplatzbreite: min. 50 Zentimeter Abstand zwischen Stuhlreihen: min. 60 Zentimeter Bei der Raumplanung mit eckigen Tischen ist die Planung ähnlich: 4er Ecktisch 120 x 80 cm ca. 5 qm 6er Ecktisch 180 x 80 cm ca. 7 qm 8er Ecktisch 220 x 80 cm ca. 8,5 qm Rund Tische benötigen deutlich mehr Platz: 6er Rundtisch Ø 120 cm ca. 10, qm 8er Rundtisch Ø 150 cm ca. 12,5 qm 10er Rundtisch Ø 180 cm ca. 14,5 qm 12er Rundtisch Ø 220 cmca. 16 qm Ein Kompromiss sind ovale Tische: 8er Tisch Oval Ø 200 x 100 ca. 12 qm 10er Tisch Oval Ø 240 x 120 ca. 14,5 qm Bei fester Bestuhlung Flächen für Rollstuhlfahrer einplanen! Bei rückwärtiger beziehungsweise frontaler Anfahrt ist eine Standfläche von mindestens 130 cm Tiefe und 90 cm Breite sowie eine zusätzliche, mindestens 150 cm tiefe Bewegungsfläche einzuplanen. Bei seitlicher Anfahrbarkeit ist eine Standfläche von mindestens 150 cm Tiefe und 90 cm Breite sowie eine seitliche Bewegungsfläche von mindestens 90 cm Breite einzuplanen. Buffet: Zehn Prozent Gästevolumens sind Richtwert für die Länge an Buffetmetern. Beispiel: 500 Gäste = 50 Buffetmeter Barbereich: je 500 Gäste eine dreifache Zapfanlage mit ca. 15 Metern Breite Tanzfläche: Auch hier gelten 10 % als Richtwert für Quadratmeter Tanzfläche. Beispiel: 500 Gäste = 50 qm Tanzfläche. Bühne: Fünf Musiker auf der Bühne benötigen mindestens 20 qm. Ihr seht, die optimale Raumplanung ist nicht ohne. Hier im Eventbranchenbuch und auf eventbranchenverzeichnis.de findet ihr professionelle Dienstleister, die euch verantwortungsbewusst bei der Planung unterstützen. Alle Angaben ohne Gewähr. 60

TOPIC BEWERTUNG? ERFÜLLT? EINGABE / KOMMENTAR Basics Welche Art von Veranstaltung soll wann im Zelt oder Temporärbau stattfinden? Wie viele Personen werden erwartet, die das Zelt nutzen werden? Soll das Zelt temporär oder dauerhaft genutzt werden? Wie soll das Zelt wahrgenommen werden? Unauffällig oder im Fokus der Veranstaltung? Soll das Zelt mit Mietmöbeln oder Deko ausgestattet werden? Welche Infrastruktur bnötigt das Zelt? Strom / Wasser / Abwasser? Professionalität Welche Referenzen können die Vermieter anbieten? Welche Produkte (Partyzelt, Pagode, Doppelstockzelt, VIP-Zelt) bieten die Vermieter an? Bietet der Zeltverleiher Mietmöbel und Deko oder muss ich zusätzliche Dienstleister recherchieren und koordinieren? Kosten Welche Kosten fallen bei der Miete des Zeltes oder des Temporärbaus an? Welche Auf- und Abbaukosten entstehen? Können Zusatzleistungen wie Möbel oder Deko hinzugebucht werden oder sind diese bei anderen Suupliern günstiger? Geeigneter Standpunkt Wo soll das Zelt aufgestellt werden? Wie ist die Bodenbeschaffenheit des Veranstaltungsgeländes? Müssen Abdecksysteme als Bodenschutz angemietet werden? Wenn ja, wievele Quadratmeter Fläche müssen abgedeckt werden? Wo befinden sich die Zufahrtwege auf das Veranstaltungsgelände? Gibt es Restriktionen bei der Anlieferung & Abholung des Zeltes oder des temporären Baus? Gibt es Versorgungsanschlüsse geeigneter Entfernung? Falls nein - welche Anbieter können mich mit weiterer mobiler Infrastruktur unterstützen? Welche Sanitäreinrichtungen können genutzt werden? Auch beim Auf- & Abbau? Genehmigung Benötige ich für das Aufstellen des Zeltes eine Genehmigung? Welche Behörden müssen in Vorfeld kontaktiert werden? Wie lange vor Aufstellen des Zeltes muss ich die Genehmigung einholen? Hat das Zelt oder der Temporärbau ein gültiges Prüfbuch und stellt der Vermieter einen Richtmeister? Ist eine Gebrauchsabnahme des aufgestellten Zeltes vor Ort erforderlich? Welche Punkte der Versammlungsstättenverordnung müssen beachtet werden? Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden? Wer haftet für was? Welchen Versicherungen sind vorhanden bzw. sinnvoll? Verantwortung Wer ist für was zuständig? Intern und extern? Welche Gewerke unterliegen zeitlichen Abfolgen in Abhängigkeiten zueinander und müssen mit den handelnden Dienstleistern (Zeltbauer, Dekorateure, Mietmöbelverleiher) abgestimmt werden? 61