Eventbranchenbuch 2022

GECHECKT: Das musst du

GECHECKT: Das musst du wissen zu Eventlocations und Tagungsorten 1 Locations gibt es viele – aber wo fängst du mit der Suche an? Die richtige Location ist der Rahmen jeder Veranstaltung – und kann der entscheidende Faktor sein, wenn es darum geht, ob die Gäste begeistert sind oder nur zufrieden. Wenn klar ist, wo der Event stattfinden soll, hast du die Qual der Wahl. Wir haben da natürlich schon was vorbereitet: Auf eventbranchenverzeichnis.de stellen wir unzählige Locations und ihre jeweiligen Extras vor – vom Hangar übers Weingut bis zur Rennstrecke. Auch viele Städte und Gemeinden haben eigene Übersichten auf ihren offiziellen Portalen. Der Digitalisierung sei Dank, musst du auch nicht jede Location persönlich besuchen, um dir den berühmten ersten Eindruck zu verschaffen. Viele Locations bieten virtuelle Rundgänge in 360 Grad. Nur entscheiden musst du dich leider selbst … 2 Auf welche Punkte solltest du bei der Auswahl der Location achten? In erster Linie sind natürlich die Eckdaten wichtig, siehe auch „Der Location-Check“ unten. Das heißt, du solltest dir zunächst selbst Gedanken machen, was du eigentlich willst. Wen ladet ihr ein? Alter und Lebensstil? Konservativ oder hip? Wie viele Personen? Wie soll die Location erreicht werden können – mit den Öffis oder per PKW? Wenn du die Eckdaten geklärt hast, steht deine Shortlist. Jetzt geht’s an die Details: Wer bietet Zusatzservices wie Catering, Küche oder Aufenthaltsräume, die du vielleicht brauchst? Wie sind die Storno-Bedingungen? Und zuletzt kommt es natürlich – wie so oft im Leben – auch aufs Budget an (s. Frage 8). 3 Dein Event soll möglichst nachhaltig sein – worauf solltest du in dem Zusammenhang bei einer Location achten? Es gibt keinen Planet B. Und deswegen kannst auch du mit deiner Veranstaltung einiges tun, um statt Greenwashing einen echt grünen Event durchzuführen. Dabei spielt auch die Auswahl der Location eine Rolle: Wie ist die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Gibt es dort Ökostrom und energieeffiziente LED-Technik? Wie funktionieren Klimatisierung bzw. Heizung? Gibt es ein umweltfreundliches Reinigungskonzept? Wie handhabt man das Thema Abfall? Und ist die Location barrierefrei? All das sind vielleicht kleine Schräubchen, aber sie machen am Ende einen Unterschied. 4 Wie lange im Voraus solltest du buchen? Grundsätzlich gilt natürlich: Je früher, desto besser – gerade zu Peak-Zeiten wie um Weihnachten. Eine Faustregel gibt es aber nicht, denn vielleicht meint es das Karma gut mit dir und deine Lieblingslocation ist, z. B. durch eine Absage, genau zu deinem Wunschtermin frei. 5 Wie ist das mit einer möglichen Absage? Wichtig ist, diese Frage frühzeitig zu stellen. Das kommt dir komisch vor? Ist es aber nicht! Es zeigt eher, dass du wirklich an ALLES denkst. Und, noch wichtiger, es schützt vor unangenehmen finanziellen Überraschungen. Entscheidend ist, auf welche Fristen du dich mit dem Location-Betreiber einigst. Natürlich wird eine kurzfristige Absage teurer als vielleicht ein Storno schon Wochen vor dem eigentlichen Ereignis – das kennst du ja schon vom Urlaub. Hier wäre außerdem zu klären, ob du bei einer anderweitigen Vermietung aufgrund der Absage überhaupt etwas zahlen oder nur die Kostendifferenz begleichen musst. 6 Kann du deine eigenen Lieferanten einsetzen? Die meisten Locations arbeiten mit festen Caterern zusammen – und oft haben sie mehrere Kooperationspartner. Also quasi High-Endund Basic-Lieferanten, damit für jedes Budget etwas dabei ist. Frag ruhig nach, wenn dir das erste Angebot zu teuer ist. Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn sich die Caterer in der Location auskennen. Dann hast du einen neuralgischen Punkt weniger auf deiner Liste. Aber wenn du einen „Hof“-Lieferanten hast, auf den sich alle eingestellt haben, dann frag auch das einfach mal nach. 7 Wann kannst du deine Veranstaltung auf- und abbauen? Die Logistik macht den Erfolg und vermeidet Stress. Es muss festgezurrt sein, wann Du anrücken und wieder abrücken darfst. Alles andere verursacht nur unnötigen Ärger und unnötige Kosten. Achtet beim Kostenvorschlag der Location darauf, ob Auf- und Abbautage anders kalkuliert werden. In den kälteren Jahreszeiten läuft an den Tagen beispielsweise die Heizung noch nicht auf Wohlfühltemperatur und sollte deswegen auch nicht voll berechnet werden. Beim Abbau unbedingt auf die Arbeitszeiten- Regelung des Personals und der Fahrer:innen achten – vielleicht muss deswegen ein zusätzlicher Tag gebucht werden. 8 Was musst du bei den Kosten beachten? Wichtig ist: Alle Kosten, die anfallen werden, im Vornherein aufführen lassen. Neben der eigentlichen Raummiete können das Mietkosten für Mobiliar sein, Nebenkosten wie Strom, Reinigung etc. Viele Locations bieten Pauschalpreise an, die neben der Raummiete auch schon eine technische Grundausstattung oder das Catering beinhalten. Unbedingt die Einzelpreise zum Vergleich heranziehen! 9 Was ist eine hybride Eventlocation und worauf solltest du dabei achten? Spätestens seit der Corona-Pandemie kennen wir das Wörtchen „hybrid“ im Zusammenhang mit Veranstaltungen. Bei hybriden Events werden Präsenzveranstaltungen mit digitalen Komponenten verlängert. Und dafür gibt es mittlerweile auch eigene Locations, nämlich – du ahnst es – hybride. Sie sind vielfältig nutzbar, für Live-Veranstaltungen in Kombination mit Streaming und anderen digitalen Komponenten. Der Unterschied zum Streaming-Studio: Hier kannst du klassische Events ebenso durchführen wie digitale oder hybride – und das bei echter Live-Eventatmosphäre. Wichtig ist, dass die technische Ausstattung stimmt und die Location wirklich für diese Zwecke gedacht ist. Denn hybrid soll nicht heißen, dass es hier von allem nur die Hälfte gibt. 46

TIPP Die Corona-Krise hat gezeigt, wie flexibel viele Locations sind. Mit digitalen Angeboten und hybriden Studios, Hygienekonzepten und smarten Einlasskontrollen haben sie sich fit gemacht für das ‚Neue Normal‘. Und das nicht mit kurzfristigen Notfallplänen, sondern mit klugen und nachhaltigen Konzepten. Denn eine Veranstaltung kann auch digital erfolgreich sein! DER LOCATION-CHECK CHECKLISTE Tipps zur Location-Auswahl Erreichbarkeit: Auch wenn du die Lage der Location gut kennst, kann es helfen, sich in die Situation der Teilnehmenden zu versetzen. Ist die Event- Location gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder nur per PKW erreichbar? Ist mit Staus zu rechnen? Kommen Zulieferer mit dem LKW zur Location? Gibt es Parkmöglichkeiten? Ist die Beschilderung gut und verständlich? Größe: Die Anbieter geben eine bestimmte Zahl an, was das Fassungsvermögen des Raumes betrifft. Dabei wird nicht immer berücksichtigt, dass auch noch andere Dinge in den Raum passen müssen, wie eine Bühne o. ä. Fachleute oder eine detailgetreue Visualisierung können helfen, dass es hier keine bösen Überraschungen gibt. Barrierefreiheit: Ist die Location tatsächlich barrierefrei? Werden Treppen mit Rampen und Aufzügen überwunden? Look & Feel: Wichtig ist auch, dass die Location zur Unternehmens-DNA passt. Ein hippes Start-up hat andere Anforderungen an die Location als ein Konzern, der Jubiläum feiert. Und bei einem Gala-Dinner braucht man andere Räumlichkeiten als bei einem Fest mit Kindern. Das Wichtigste in Kürze: Die Location entscheidet über den Erfolg der Veranstaltung. Vor der Suche: Gedanken machen, was man selbst will und braucht. Auf Nachhaltigkeit achten (Ökostrom, LED ect.)! Gerade zu Peak-Zeiten: Je früher man bucht, desto besser! Vorab Stornobedingungen klären. Nachfragen, wenn man eigene Lieferanten einsetzen möchte. Logistik und Termine festzurren. Alle Kosten im Vornherein aufführen lassen. 47