Eventbranchenbuch 2022

GEKLÄRT: Die

GEKLÄRT: Die wichtigsten Fragen zu Teambuildings & Firmenfesten 1 Warum lohnen sich für euch Firmenfeste, auch langfristig? Gründe zu feiern gibt es viele! Und zwar nicht nur privat, sondern auch im Firmenumfeld. Auch wenn eine Firmenfeier auf den ersten Blick neben anderen Faktoren ein Kostenfaktor sein mag, den ihr natürlich gut hinterfragt: Seht eure Firmenfeier als Investition, die sich langfristig lohnen wird. Endlich kann den Mitarbeitenden gegenüber Wertschätzung ausgedrückt werden und man kann mal „Danke“ sagen. Das steigert die Motivation – und motiviertere Mitarbeitende sind weniger krank, produktiver und zufriedener – in Zeiten des „War for Talents“ wichtiger denn je! Dabei ist eine Feier ein unschlagbares Mittel, das Geschenke gar nicht leisten könnten. Einer Studie von Ears and Eyes zufolge würde ein Großteil der jüngeren Angestellten lieber eine Weihnachtsfeier besuchen, als ein Geschenk von dem:der Chef:in zu bekommen. Weiteres Plus: Der Zusammenhalt und Teamgeist wird gestärkt, alle lernen sich näher kennen, und das verbessert natürlich auch die Kommunikation. Dabei ist es unerheblich, ob es eine Jubiläumsgala ist, eine Weihnachtsfeier oder ein sportliches Teambuilding. 2 Sommerfest, Gala, Mottoparty: Welche Feier ist für euch die richtige? Steht ein Jubiläum an? Der runde Geburtstag des Chefs oder der Chefin? Zu einem größeren Anlass darf es ruhig auch mal festlicher sein. Eine große Gala feiert man schließlich nicht alle Tage. Oder gibt es viele Mitarbeitende, die Familie haben und diese auch gerne mal mitbringen möchten? Ihnen zeigen, wo sie arbeiten und mit wem? Dann ist ein Sommerfest mit Attraktionen für die Kids mit Sicherheit eine tolle Gelegenheit. Und wenn das Team mal einen Motivations-Anschubser braucht, kann ein Teambuilding helfen. Weihnachtsfeiern gehören sowieso zum guten Ton. Und wer – ganz ohne Anlass – einfach mal „Danke“ sagen will, schmeißt eine Motto-Party für alle Kolleg:innen oder lädt zur Dinner-Show ein. Je nach Jahreszeit und Budget gibt es für jeden Anlass spannende Ideen! 3 Braucht man bei der Planung eine Agentur oder geht das auch ohne? Natürlich kann man sich auch selbst um die Organisation seiner Veranstaltung kümmern. Gerade, wer eine eigene Eventabteilung hat oder Mitarbeitende, die dafür freigestellt werden, kann wirklich viel alleine stemmen. Aber: Agenturen sind Profis, sie verfügen über die Erfahrung und das Know-how, das viele Unternehmen selbst nicht haben. Sie kümmern sich gemeinsam mit ihren Kund:innen um das passende Konzept und bringen hier schon viele Ideen ein, auf die du vermutlich selbst gar nicht kommst. Sie wissen genau, was man alles braucht, um das auch umzusetzen, und kennen sich auch mit dem „Kleingedruckten“ aus, wie Sicherheitskonzepte, Hygiene-Verordnungen und die ganzen behördlichen Genehmigungen – zum Beispiel, wenn im Foyer oder auf dem firmeneigenen Parkplatz gefeiert werden soll. Das spart am Ende nicht nur blankliegende Nerven und Zeit und damit Geld, sondern in so einigen Fällen sicher auch ernsten Ärger. 4 Wie ist das mit der Steuer? Dass Betriebsklimapflege wichtig ist, erkennt sogar der Fiskus an: Betriebsveranstaltungen sind bis 110 Euro (brutto!) pro Teilnehmenden steuerfrei, und das zweimal im Jahr. Wichtig: Zu diesen Kosten zählen neben Essen und Getränken u. a. auch die Kosten für Raummiete, Technik, Musik, Programm, Geschenke, Fahrtkosten etc. Bei 100 Personen sind das also 11.000 Euro – ihr seht selbst, das ist nicht die Welt, aber man kann schöne Ideen damit umsetzen. 5 Was sind Incentives und worin unterscheiden sie sich von Teambuildings & Co.? Incentives haben vor allem einen Zweck: Mitarbeitenden in Form von Anreizen Danke zu sagen. Das kann in Form von Prämien oder Gutscheinen geschehen, aber am nachhaltigsten mit Erlebnissen – und zwar am besten mit solchen, die sie normalerweise nicht erleben würden. Ein Abenteuer-Wochenende mit Grillkurs, Tandemsprung oder Lama-Trekking, die Einladung zum Sport-Event oder ein spaßiger Bierbrau- oder Liegestuhlbau-Workshop mit allen gemeinsam drückt Wertschätzung aus und sorgt gleichzeitig für Zusammenhalt. 6 Was sind Teambuildings und was können sie leisten? Teambuildings sind immer eine gute Idee – auch dann, wenn es im Team vermeintlich sowieso gut läuft. Denn sie sind oftmals der nötige „Pfeffer“, der im Alltag meistens fehlt. Ob es das gemeinsame Musizieren, das Handwerken, die Schnitzeljagd oder eine sportliche Challenge ist, ist egal. Vielleicht baut ihr gemeinsam ein Spielhäuschen auf dem nächsten Spielplatz? Oder fragt im Tierpark, ob er neben finanziellen Spenden auch tatkräftige Unterstützung gebrauchen könnte? Egal, was es ist - das Team lernt: Gemeinsam schaffen wir etwas, was wir alleine nicht auf die Beine stellen könnten. Und das überträgt sich auch in den Arbeitsalltag. Einige Teambuilding-Anbieter bieten auch die Möglichkeit, die Veranstaltungen und Verhaltensweisen der Mitarbeitenden im Nachgang psychologisch einzuordnen, um sie danach gezielt mit Coachings unterstützen zu können. 7 Geht Teambuilding auch Corona-konform? Gerade in Zeiten von Social Distancing ist ein enger Austausch unter Kolleg:innen nicht einfach. Viele sind im Homeoffice und echte Meetings, der Plausch in der Kantine und das Feierabendbier fallen aus. Dazu kommt, dass Remote Work mittlerweile zum Alltag gehört und das Team übers ganze Land verteilt am Schreibtisch sitzt. Zusammenhalt schafft man dann am besten über digitale Teambuildings, für die es mittweile die tollsten Ideen gibt. So könnt ihr gemeinsam Rätsel lösen, Escape-Abenteuer bestehen oder sogar parallel übers Laptop verbunden miteinander Grillkurse machen oder euch beim Wein- oder Kaffee-Tasting verabreden. 8 Wie findet ihr das richtige Angebot, das zu unserem Team passt? Das wichtigste beim Teambuilding ist, dass es allen Spaß macht und niemand sich überfordert fühlt. Sonst erreicht ihr damit nämlich womöglich genau das Gegenteil von dem, was ihr eigentlich erreichen wolltet. Fragt euch vorab, welche Interessen die Belegschaft hat. Stehen die Kolleg:innen nach Feierabend sowieso meistens gemeinsam am Kicker, ist ein sportliches Teambuilding mit Ballbezug wie Tischkicker-Bauen oder das verrückte Bubble- Soccer-Turnier sicher ein großer Spaß. Wenn es viele musikalische Teammitglieder gibt, singt und spielt doch eure eigene Hymne, die in Zukunft als Warteschleifen-Musik genutzt wird. Das schweißt zusammen und sorgt schon am Telefon für Gesprächsstoff mit den Kund:innen. 22

9 Ist ein Teambuilding auch mit kleinem Budget machbar? Aber sicher doch! Wenn ihr kreativ seid und das nutzt, was bereits vorhanden ist – also eigene Räumlichkeiten, den Firmenhof etc. – und ein regionales Buffet anbietet, bei dem ihr vielleicht selbst mithelft, könnt ihr auch mit kleinem Budget einen tollen Mitarbeitertag veranstalten. Eine lustige Olympiade mit Siegerehrung oder ein kleiner Trommelworkshop ist für alle was Besonderes. Dabei steht der Spaß im Mittelpunkt – und auch das schweißt zusammen! DER PLANUNGS-CHECK CHECKLISTE Wann beginnt die Planung einer Mitarbeiterveranstaltung? Als Faustregel gilt: Etwa neun Monate vorher solltet ihr die Location buchen, die Gästeliste und natürlich den Termin festlegen. Achtung – gleicht den Termin mit dem Ferienkalender eures Bundeslandes ab. Sechs Monate vorher ist der richtige Zeitpunkt, um Künstler:innen, Caterer und andere Dienstleister zu buchen und die Versicherung zu klären. TIPP Drei Monate vorher könnt ihr das „Save-the-date“ versenden. Firmenfeste, Incentives und Teambuildings sollen vor allem eines: überraschen! Warum also nicht mal ganz anders denken und dem Team etwas bieten, das es garantiert noch nie gesehen hat? Auf den nächsten Seiten findet ihr unzählige Inspirationen. Etwa sechs Wochen vorher wird es magisch: Jetzt werden die Einladungen verschickt! Denkt bei den Einladung an einen Hinweis zu möglichen Fotos und Datenschutz. Zwei Wochen vor dem Termin checkt ihr die Rückmeldungen und schiebt eventuell eine zweite Einaldungswelle hinterher. Außerdem könnt ihr jetzt ggf. die GEMA-Anmeldung (s. S. 98) abschicken. Dann wird’s ernst: Zwei Tage vorher werden Beschilderungen angebracht, und am Tag vorher werden Bühne und Technik aufgebaut, dekoriert, möbliert und die Getränke kaltgestellt! Trommelt alle Gewerke zu einem Meeting zusammen, damit sich alle mal gesehen haben und die schnelle Kommunikation untereinander auch ohne dich oder eine andere Ansprechperson als Drehund Angelpunkt klappt. Am Veranstaltungstag werden noch Personal und Künstler:innen eingewiesen, und auch nach dem Event gibt es einiges zu tun: Dann werden Fotos verschickt und Feedback eingeholt, um das Ergebnis zu analysieren. Das Wichtigste in Kürze: Firmenfeiern als Investition betrachten! Agenturen sind Profis, die Erfahrung und Know-how haben, das viele Unternehmen selbst nicht haben. Betriebsveranstaltungen sind bis 110 Euro (Brutto!) pro Teilnehmer steuerfrei, zweimal im Jahr. Incentives wirken am nachhaltigsten mit Erlebnissen. Teambuildings zeigen: Gemeinsam schaffen wir etwas, was wir alleine nicht auf die Beine stellen könnten! Teambuilding geht auch corona-konform. Niemanden überfordern! Auch mit kleinem Budget sind Teambuildings machbar. 23