Eventbranchenbuch 2022

Auf einen Blick:

Auf einen Blick: Mietmobiliar, Dekoration & Non-Food-Catering 1 Deine Location ist komplett leer? Was du jetzt brauchst! Ohne Zubehör ist ein Raum nur ein Raum und keine Location, machen wir uns nichts vor. Du brauchst ggf. spezielle Technik, Bühnen mit schönem Hintergrund, einladende Bars, passende Möbel und vieles mehr, damit deine Veranstaltung rundum gelungen ist. Evtl. müssen Decken abgehängt werden, damit es gemütlich wird oder der Boden verkleidet - alles Dinge, die du als Veranstalter:in vielleicht nicht sofort auf dem Schirm hast! Was manchen vielleicht auch neu ist: Nicht jeder Raum ist automatisch eine Veranstaltungslocation. Denn da gibt es viele Gesetze und Sicherheitsauflagen, die du beachten musst. Mehr dazu erfährst du im Bereich Mobile Infrastruktur / Temporäre Raumlösungen. 2 Woher bekommst du das alles? Vieles hat die Location wahrscheinlich schon selbst auf Lager. Oft kannst du Möbel oder Technik einfach dazubuchen, manchmal ist es sogar im Preis inbegriffen. Das solltest du in jedem Fall vorab klären. Wenn du darüber hinaus ganz besondere Wünsche hast - etwa weil du Artist:innen beauftragt hast, die durch die Lüfte schweben, dir die vorhandene Deko nicht gefällt, du ein bestimmtes Motto wie Oktoberfest oder Wilder Westen hast oder du dein mintgrünes Logo an den Wänden willst: Dann gibt es für alles die passenden Dienstleister, die dich hier nicht nur mit der richtigen Eventausstattung unterstützen, sondern auch wissen, was für Genehmigungen du für spezielle Wünsche vielleicht brauchst. 3 Bekommst du Teller & Co. nicht automatisch beim Caterer? Manche Caterer kümmern sich auf Wunsch um alles, was mit Essen und Trinken zu tun hat. Es gibt aber auch spezielle Eventausstatter, die alles zum Thema „Non-Food“ oder auch „Table-Top“ auf Lager haben, das du bei deinem Caterer vielleicht nicht bestellen kannst. Vielleicht liebst Du Geschirr in angesagtem Mixand-Match, Tischwäsche in knalligen Farben oder möchtest Service-Personal (zum Beispiel Barkeeper:innen, die mit Gläsern jonglieren), Möbel aus Paletten, Designer-Stühle, Besteck, Kerzen – und alles, was du dir wünscht. 4 Wie passen Nachhaltigkeit und Non-Food-Catering zusammen? Verpackungen, Bodenbeläge, Wegwerfgeschirr: Non-Food-Catering und Eventausstattung sind nicht unbedingt als besonders nachhaltig bekannt. Was nicht heißt, dass das nicht auch umweltfreundlich geht! Viele Anbieter machen sich wirklich Gedanken und verzichten auf Plastik- und Einweggeschirr, setzen auf langlebige Produkte, die sie viele Jahre vermieten können, nutzen Produkte auf Veranstaltungen mehrfach (zum Beispiel den berühmten „roten Teppich“, der sicherlich nicht nach jedem Einsatz weggeworfen werden muss!), reinigen Mietprodukte auf öko-verträgliche Art, verpacken ihre Lieferungen mit wiederverwendbaren Materialien (wie Stoff oder Papier statt Plastik) und entsorgen leicht beschädigte Produkte nicht direkt, sondern lassen Mängel reparieren. Frag einfach mal nach – wer Gutes tut, redet auch gerne darüber. 5 Wie gewinnst du einen Eindruck, wie deine Location aussieht, wenn sie ausgestattet ist? Du kannst ja nicht überall bestuhlen und den Tisch decken, um zu sehen, wie es am Ende wirkt. Und das musst du zum Glück auch gar nicht. Denn 3D-Planungssoftware zur Location- Visualisierung unterstützt dich bei der Raumplanung – egal, ob für eine große oder kleine Veranstaltung. So kannst du entspannt im Homeoffice und Jogginghose sehen, wie einzelne Wände wirken, die du einziehen könntest, verschiedene Bestuhlungsarten durchspielen und die Tische anders stellen. Bis hin zum Kerzenständer und den Servietten kannst du so schon vor dem großen Tag virtuell erleben, wie dann alles aussehen wird. Kleine Warnung vorab: Diese Tools sind nicht nur enorm praktisch und nehmen dir viel Arbeit ab, sondern machen auch ein bisschen süchtig, weil sie so viel Spaß machen. 6 Welche Spielereien gibt es in Sachen Visualisierung noch? Du willst noch mehr? Dann setz dir eine Virtual-Reality-Brille auf! Nicht im Kino, sondern bei der Veranstaltungsplanung. Denn VR ist in der Location-Visualisierung auch das neueste Ding. Damit wird räumliches Sehen möglich, sodass du fast „in real life“ in der Location stehst - #IRL! 7 Du weißt noch gar nicht, welche Möbel und welcher Style zu dir passen? Dann besuch am besten einen Showroom vor Ort. Manche Anbieter haben dafür spezielle „Stores“, zum Teil mitten in der Stadt, die du besuchen kannst. Dort kannst du dich inspirieren lassen und die Eventausstattung auf dich wirken lassen. So bekommst du einen guten Eindruck, was es eigentlich gibt, was gerade angesagt ist und wie einzelne Produkte aufgebaut aussehen. 132

TIPP DER DEKO-CHECK Erst mit der Deko wird das Konzept rund Gerade bei Möbeln und Dekoration ändern sich Trends genauso schnell wie in der Mode. Die Anbieter gehen mit der Zeit und kennen die Geschmäcker – und beraten gerne, wenn es darum geht, up-to-date zu sein. Wer sich nicht vorstellen kann, wie das am Ende aussieht, kann über die passende Software seine Location in 3D bereits vorab so perfekt visualisieren, dass er bis hin zur Serviette sehen kann, wie am großen Tag alles wirkt. Warst du schon mal auf einer Weihnachtsfeier ohne Lichterketten und Kerzen? Vermutlich nicht. Sonst wäre es ja nicht weihnachtlich. Genauso ist es aber bei jeder anderen Veranstaltung auch – egal, ob es das Sommerfest ist, der Abiball oder das Festival. Erst die passende Dekoration macht die Idee zu einem richtigen Konzept. Was du beachten solltest: Beleuchtung: Check vorab die Beleuchtung, denn wenn die nicht stimmt, stimmt die Stimmung nicht. Es hängt natürlich davon ab, wann die Veranstaltung stattfindet. Abends sieht alles ganz anders aus als tagsüber. Gäste: Wenn du deine Gäste über das Deko-Konzept informierst, können sie sich passend stylen. Gerade bei denen, die „überhaupt nichts“ anzuziehen haben, sorgt das für Entspannung. Eingang nicht vergessen: Der erste Eindruck zählt. Das gilt nicht nur beim Tinder-Date, sondern auch, wenn deine Gäste ankommen. Ein netter Empfang, bei dem an die Deko gedacht wurde, transportiert das Konzept nach außen und zeigt direkt, worum es hier geht. Catering: Sprich am besten mit dem Caterer ab, wenn du auch hier dekorieren möchtest. Denn glitzerndes Lametta macht sich auf dem Carpaccio nicht so gut… Kleinigkeiten nicht vergessen: Keine Tischkarten besorgt? Noch schnell welche in Schwarz-Weiß auszudrucken, ist keine gute Idee. Denn die Details spielen eine genauso große Rolle wie der Rest der Deko. Instagramable Deko: Wenn du mit dem Event auch in den sozialen Medien auftauchen willst, denk an einen „Instagramable Point“. Das kann ein ganz besonderer Hintergrund sein, ein stylischer Sessel, ein toller Ausblick – überleg doch, was du mit wenigen Deko-Elementen so stylen kannst, dass es seinen Weg ins Web findet. Das Wichtigste in Kürze: Nicht jeder Raum ist automatisch eine Location, Gesetze und Sicherheitsauflagen checken! Beim Betreiber fragen, welche Technik und Möbel vorhanden sind. An Non-Food und Table-Top Zubehör denken. Auf Nachhaltigkeit achten! 3D-Planungssoftware zur Location-Visualisierung nutzen, auch in VR. Showrooms besuchen und sich inspirieren lassen! 133