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Weihnachtsfeiern Gala-Events Eventmoods 03/2016

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Location Auf dem eigenen

Location Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten berücksichtigen: · Platzbedarf (rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung und genügend Platz für eine Tanzfläche ca. zwei Quadratmeter pro Gast) · Notausgänge (wichtige Infos hierzu finden Sie auf Seite 26) · Parkplatz-Situation · Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten, es gibt auch Luxustoilettenwagen!) · Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel · Küchentechnische Einrichtung · Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung · Personalbedarf Catering Bei der Zusammenstellung des Caterings sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: · Budget · Gesetztes Essen oder Buffet · Motto der Veranstaltung · Durchschnittsalter · Anteil Frauen und Männer · Vegetarier, Veganer und Laktoseunverträglichkeit · Religiöse und kulturelle Besonderheiten · Teilnahme von Kindern · Menü- & Getränkekarten auf allen Tischen auch bei Buffets Eventablauf Checkliste für die Weihnachtsfeier · Zeitplanung · Programminfo auf Karten wie Speisekarten · Moderation · DJ oder Band · Sonstige Künstler, z. B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffet, Kinder-Zauberer und –Luftballon-Künstler, Artisten und andere Show- und Unterhaltungskünstler In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) · Platzbedarf • Parkplatz-Situation • Verkehrsanbindung • Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) • Toiletten • Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel • Küchentechnische Einrichtung • Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung • Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: • Beschilderung (z.B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) • Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren • Stehtische • Dekoration • Bühne • Veranstaltungstechnik • Theken / Getränkeausgabe • Tischwäsche / Hussen • Buffetflächen • Gläser, Geschirr, Besteck • Servietten • Feuerlöscher • Give-Aways & Informationsbroschüren memo-media-Tipp: Wenn Sie eine Bühnenshow planen, stellen Sie sicher, wer sich um den Ablauf der Show kümmert! Oft übernimmt der Moderator die Ablaufplanung in Absprache mit Ihnen, aber auch dieser muss vorher gebrieft, also informiert werden. Treten mehrere Künstler auf, die sich vorher nicht kennen bzw. nicht von einer Agentur kommen, sollten Sie eine Ablaufregie für den Abend engagieren. Planen Sie eine technische Probe und eine Generalprobe ein. Die Techniker müssen zum Zeitpunkt der ersten Probe mit dem Aufbau fertig sein und sie müssen zum Teil während der Probe anwesend sein. Budgetplanung So bekommen Sie einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: · Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) · Location (Mietkosten, Nebenkosten) · Möblierung & Equipment (Mietmöbel, Catering-Equipment, Tanzboden, etc.) · Dekoration (Tischdeko, Blumen, Pflanzen, Tischwäsche, etc.) · Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne) · Catering (Speisen & Getränke, Geschirr, Besteck, Equipment) · Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, Artisten und sonstige Künstler) · Ablaufregie · GEMA-Gebühren · Externes Personal (Hostessen, Veranstaltungstechniker, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) · Versicherungen · Logistik · Weihnachtsgeschenke und Give-Aways · Puffer für Eventualitäten memo-media-Tipp: Beachten Sie unbedingt die Reservierungs- und Buchungsfristen und klären Sie in diesem Zusammenhang auch direkt die Stornierungskosten. Keiner weiß, was in einem Vierteljahr alles passieren kann; sichern Sie sich für alle Eventualitäten ab! Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de Über 20.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de

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