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Weihnachtsfeiern & Gala-Events Eventmoods 2018-01

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Liebe Leserinnen und Leser, es ist Sommer, die Wiesen sind grün und die Sonne knallt nur so vom Himmel. Und wir reden über Weihnachten – bitte entschuldigen Sie! Doch jetzt ist tatsächlich der ideale Zeitpunkt, sich mit der Weihnachtsfeierplanung zu beschäftigen. Noch sind die meisten Locations zu haben, noch haben Caterer und Künstler in der Weihnachtszeit Kapazitäten frei und irgendwie macht der Gedanke ja auch Spaß, als erstes sagen zu können: „Weihnachtsfeierplanung? Damit bin ich schon lange fertig!“ Denn dann können Sie sich, wenn um Sie herum alle in Hektik ausbrechen, den anderen, wirklich wichtigen Dingen widmen. Und haben auch mal Zeit zum Durchatmen und Innehalten. Für Ablauf und Planung von Weihnachtsfeier oder auch Gala-Events finden Sie wie gewohnt Tipps und Tricks von Experten und Checklisten in der Heftmitte zum Heraustrennen. Ganz besonders freuen wir uns über den Beitrag von Dirk Pfister, dem Gentleman. Er ist einer der bestgekleidetsten Männer, die wir kennen. In seinem Expertenbeitrag erklärt er ganz genau, wie man mit wenigem, aber gut zusammengestelltem Gepäck Messen und Gala-Veranstaltungen im perfekten Dresscode besuchen kann. Und wofür die Duschhauben, die immer noch in vielen Hotels ausliegen, wirklich nützlich sind. Aus einem anderen Nähkästchen plaudert unsere hauseigene Catering-Expertin Karin Wolffrom. Sie berichtet über Trends im Catering und legt das besondere Augenmerk auf die Wertschätzung der Mitarbeiter. Gerade in der Vorweihnachtszeit häufen sich die Einladungen zu allen möglichen Veranstaltungen. Jemand, der sich damit besonders gut auskennt, ist Marcel Schettler. Er geht darauf ein, wie das ganze Procedere rund um die Einladungen geschmeidig in den Arbeitsalltag integriert werden kann und Fehlerquellen vermieden werden können. Natürlich auch in Bezug auf die DSGVO. Viel Spaß beim Blättern und Schmökern mit den neuen Eventmoods! Kerstin Meisner und Jens Kahnert und das Team von memo-media

Location: Auf dem

Location: Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten berücksichtigen: • Platzbedarf (rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung und genügend Platz für eine Tanzfläche ca. zwei Quadratmeter pro Gast) • Notausgänge • Parkplatz-Situation • Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten, es gibt auch Luxustoilettenwagen!) • Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel • Küchentechnische Einrichtung • Infrastruktur: Strom- & Wasserversorgung • Personalbedarf memo-media-Tipp: Ganz wichtig: Beim Bauamt nachfragen, ob die Veranstaltung in den eigenen Räumen genehmigt wird. Es muss dafür eine kurzfristige Nutzungsänderung genehmigt werden. Rufen Sie einfach früh genug dort an und fragen mal nach! Location: In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: • Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) • Platzbedarf • Parkplatz-Situation • Verkehrsanbindung • Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) • Toiletten • Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel • Küchentechnische Einrichtung • Infrastruktur: Strom- & Wasserversorgung • Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: • Beschilderung (z. B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) • Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren • Stehtische • Dekoration • Bühne • Veranstaltungstechnik • Theken / Getränkeausgabe • Tischwäsche / Hussen • Buffetflächen • Gläser, Geschirr, Besteck • Servietten • Feuerlöscher • Give-Aways & Informationsbroschüren Catering Bei der Zusammenstellung des Caterings sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: • Budget • Gesetztes Essen oder Buffet • Motto der Veranstaltung • Durchschnittsalter • Menü- & Getränkekarten auf allen Tischen auch bei Buffets • Anteil Frauen und Männer, Teilnahme von Kindern • Vegetarier, Veganer und Laktoseunverträglichkeit • Religiöse und kulturelle Besonderheiten 18 Über 44.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.memo-media.de

Eventablauf • Zeitplanung • Programminfo auf Karten wie Speisekarten • Moderation • DJ oder Band • Sonstige Künstler, z. B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffet, Kinder-Zauberer oder Luftballon-Künstler für die Kinderanimation • Artisten oder andere Show- und Unterhaltungskünstler memo-media-Tipp: Wenn Sie eine Bühnenshow planen, stellen Sie sicher, wer sich um den Ablauf der Show kümmert! Oft übernimmt der Moderator die Ablaufplanung in Absprache mit Ihnen, aber auch dieser muss vorher gebrieft, also informiert werden. Treten mehrere Künstler auf, die sich vorher nicht kennen bzw. nicht von einer Agentur kommen, sollten Sie eine Ablaufregie für den Abend engagieren. Planen Sie eine technische Probe und eine Generalprobe ein. Die Techniker müssen zum Zeitpunkt der ersten Probe mit dem Aufbau fertig sein und sie müssen zum Teil während der Probe anwesend sein. Budgetplanung So bekommen Sie einen Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: • Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) • Location (Mietkosten, Nebenkosten) • Möblierung & Equipment (Mietmöbel, Catering-Equipment, Tanzboden, etc.) • Dekoration (Tischdeko, Blumen, Pflanzen, Tischwäsche, etc.) • Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne) • Catering (Speisen & Getränke, Geschirr, Besteck, Equipment) • Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, Artisten und sonstige Künstler) • Ablaufregie • GEMA-Gebühren • Externes Personal (Hostessen, Veranstaltungstechniker, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) • Versicherungen • Logistik • Weihnachtsgeschenke und Give-Aways • Puffer für Eventualitäten memo-media-Tipp: Besprechen Sie mit dem Fotografen unbedingt alles, was mit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zusammenhängt. Sie benötigen nicht nur die Genehmigungen der abgebildeten Personen, sondern müssen auch sicherstellen können, dass die Fotos aus dem Umlauf genommen werden können, wenn eine Genehmigung in der Zukunft zurückgenommen wird. memo-media-Tipp: Beachten Sie unbedingt die Reservierungs- und Buchungsfristen und klären Sie in diesem Zusammenhang auch direkt die Stornierungskosten. Keiner weiß, was in einem Vierteljahr alles passieren kann, sichern Sie sich für alle Eventualitäten ab! Kerstin Meisner memo-media Verlags-GmbH Kerstin Meisner, verheiratet, zwei Kinder, hat Ende 2000 die memo-media Verlags-GmbH gegründet. Die ausgebildete Journalistin, die zuvor als TV-Producerin und Buchautorin tätig war, hat den Verlag auf die Themen Eventkommunikation und Künstlerpräsentation fokussiert. Die Herausgeberin der Inspirationsquelle Eventmoods publiziert zudem neben der Branchenplattform memo-media.de regelmäßig das Magazin showcases, den Blog für die Eventplanung und das Eventbranchenbuch, das als Standardwerk der Branche gilt. Kerstin Meisner ist Mitglied diverser nationaler und internationaler Jurys der Eventbranche. www.memo-media.de Über 44.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.memo-media.de 19

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