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Weihnachtsfeiern & Gala-Events Eventmoods 2018-01

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Liebe Leserinnen und Leser, es ist Sommer, die Wiesen sind grün und die Sonne knallt nur so vom Himmel. Und wir reden über Weihnachten – bitte entschuldigen Sie! Doch jetzt ist tatsächlich der ideale Zeitpunkt, sich mit der Weihnachtsfeierplanung zu beschäftigen. Noch sind die meisten Locations zu haben, noch haben Caterer und Künstler in der Weihnachtszeit Kapazitäten frei und irgendwie macht der Gedanke ja auch Spaß, als erstes sagen zu können: „Weihnachtsfeierplanung? Damit bin ich schon lange fertig!“ Denn dann können Sie sich, wenn um Sie herum alle in Hektik ausbrechen, den anderen, wirklich wichtigen Dingen widmen. Und haben auch mal Zeit zum Durchatmen und Innehalten. Für Ablauf und Planung von Weihnachtsfeier oder auch Gala-Events finden Sie wie gewohnt Tipps und Tricks von Experten und Checklisten in der Heftmitte zum Heraustrennen. Ganz besonders freuen wir uns über den Beitrag von Dirk Pfister, dem Gentleman. Er ist einer der bestgekleidetsten Männer, die wir kennen. In seinem Expertenbeitrag erklärt er ganz genau, wie man mit wenigem, aber gut zusammengestelltem Gepäck Messen und Gala-Veranstaltungen im perfekten Dresscode besuchen kann. Und wofür die Duschhauben, die immer noch in vielen Hotels ausliegen, wirklich nützlich sind. Aus einem anderen Nähkästchen plaudert unsere hauseigene Catering-Expertin Karin Wolffrom. Sie berichtet über Trends im Catering und legt das besondere Augenmerk auf die Wertschätzung der Mitarbeiter. Gerade in der Vorweihnachtszeit häufen sich die Einladungen zu allen möglichen Veranstaltungen. Jemand, der sich damit besonders gut auskennt, ist Marcel Schettler. Er geht darauf ein, wie das ganze Procedere rund um die Einladungen geschmeidig in den Arbeitsalltag integriert werden kann und Fehlerquellen vermieden werden können. Natürlich auch in Bezug auf die DSGVO. Viel Spaß beim Blättern und Schmökern mit den neuen Eventmoods! Kerstin Meisner und Jens Kahnert und das Team von memo-media

Expertentipp Wer, mit

Expertentipp Wer, mit wem und wenn ja wie viele? Veranstaltungen stressfreier planen, dank professionellem Teilnehmermanagement Wenn Sie im Unternehmen für die Organisation von Veranstaltungen zuständig sind, dann kennen Sie die Situation: Zu den gefühlten 100 Baustellen, angefangen bei der Locationsuche über die Zusammenstellung des Programms bis hin zur Auswahl des Caterings, kommt irgendwann auch noch das Teilnehmermanagement hinzu. Die Gäste müssen eingeladen und die Anmeldungen irgendwie verwaltet werden. Je nach Größe der Veranstaltung müssen Sie sich zudem Gedanken über den Einlass der Gäste am Veranstaltungstag machen und schicke Namensschilder sollen auch noch her … Bis zu einer gewissen Veranstaltungsgröße ist das alles mit „Bordmitteln“ zu bewerkstelligen. Einladungen über Outlook oder das Intranet, Rückmeldungen per Mail oder die Verwaltung der Zuund Absagen über die gute alte Excel-Liste, zum Schluss dann vorgedruckte Namensschilder, die ausgelegt werden. Ab 100 oder 150 Gästen aufwärts verliert man bei diesen Vorgehensweisen allerdings nicht nur schnell den Überblick, das manuelle Handling ist zudem zeitintensiv und fehleranfällig. Moderne Teilnehmermanagement-Systeme bieten hier eine professionelle Unterstützung. Dabei ist zunächst zu unterscheiden, ob Sie für das Unternehmen eine (Software)Lösung anschaffen möchten, die veranstaltungsübergreifend genutzt werden soll, oder ob Sie das gesamte Teilnehmerhandling projektweise in die Hände von spezialisierten Dienstleistern legen möchten. Vor der Auswahl eines Systems oder auch für das Briefing eines Dienstleisters gilt es sich zunächst über die Prozesse und Funktionalitäten, die abgebildet werden sollen, klar zu werden. Ein idealtypischer Prozess könnte wie folgt aussehen: Import des Gästeverteilers in ein entsprechendes Teilnehmermanagement-System und Versand einer personalisierten Einladungsmail mit Login-Code an die Gäste. Die Zu- und Absagen sowie die Abfrage von weiteren Informationen, die für die Organisation notwendig sind, erfolgen über eine einfache Onlineanmeldung. Nach Abschluss der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail – auf Wunsch mit einem eTicket als PDF oder einem Wallet Pass für sein Smartphone. Der Check-In vor Ort erfolgt schnell und einfach über Scan des Tickets oder, für die Vergesslichen, über die Namenssuche. Sind zusätzlich Namensschilder gewünscht, können diese in wenigen Sekunden vor Ort gedruckt werden. Die zumeist webbasierten Systeme bieten Ihnen als Organisator jederzeit eine Echtzeitübersicht über den aktuellen Anmeldestand und unterstützen Sie bei der Kommunikation mit den Gästen. Im Gegensatz zu den eingangs erwähnten „Bordmitteln“ ist der Einsatz eines Teilnehmermanagement-Systems natürlich nicht kostenlos. Er verringert aber Ihre bisherigen zeitlichen Aufwendungen, vorsichtig geschätzt, um mehr als 50 Prozent. Wie auch immer Sie das Teilnehmermanagement umsetzen – an einem Thema kommen Sie derzeit leider nicht vorbei: die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Die Auswirkungen auf das Teilnehmermanagement bei Events sind erheblich, so kann z. B. schon die Abfrage, ob ein Gast Vegetarier ist, zu einem Problem werden. Grundsätzlich gilt, das Teilnehmer in die Datenverarbeitung konkret einwilligen müssen und zudem jederzeit das Recht haben, zu wissen, ob und welche Daten von ihnen wo gespeichert werden. Damit die Daten vor Missbrauch geschützt werden, sind sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit den Daten konkret beschreiben. Der Einsatz eines Teilnehmermanagement-Systems oder die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister unterstützt Sie aber auch hier, da diese auf die Umsetzung der DSGVO entsprechend vorbereitet sind. Marcel Schettler Guest-One GmbH Marcel Schettler ist Geschäftsführer der Guest-One GmbH mit Sitz in Wuppertal. Guest-One ist ein leistungsstarker Komplettanbieter für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation. Als einer der größten Dienstleister für Lösungen im Bereich Teilnehmermanagement bietet das Unternehmen mit 21 festangestellten Mitarbeitern eine hohe Beratungskompetenz, Sicherheit in der Realisierung und innovative Lösungen für die unterschiedlichsten Projekte. Ob Event, Messe oder Roadshow, ob Testfahrt-Aktion oder Gala, ob 50, 500 oder 5.000 Gäste – pro Jahr betreut Guest-One weltweit zwischen 100 und 120 Projekte. Weitere Informationen zu Marcel Schettler, Guest-One und die Produkte finden Sie auf www.g1.de 12 Über 44.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.memo-media.de

Ihr Full-Service-Event-Dienstleister für eine Welt voller Ideen und Events! „Feiern Sie mit Ihren Gästen, während wir uns um die Bereitstellung und die Betreuung der Eventausstattung kümmern.“ Eventmodule, Eventequipment, Eventpromotion, Eventlogistik Wer ein Event plant, das unter einem bestimmten Motto stehen soll, ist bei G&S Eventservice genau richtig. Der Spezialist aus Ockenheim bietet neben zahlreichen Eventmodulen und Technik-Features Themenpakete zu jedem Motto, zum Beispiel „Western“, „Winter“, „Wiesn“ oder „Jahrmarkt Anno Dazumal“. Und mit dem Jahrmarkt fing auch alles an: 1992 hatten die Gründer von G&S Eventservice, beides Fans von alten Karussellen, die Idee, sich eigens ein Nostalgie-Karussell anfertigen zu lassen, um es zu vermieten. Das war so erfolgreich, dass bald eine Hüpfburg dazukam und immer mehr Eventmodule, bis die Firma G&S Eventservice geboren war. Für das gelungene Jahrmarkt-Fest hat das Unternehmen auch Bauchläden, Fachwerkhütten, Hau-den-Lukas, Drehorgeln, ein Riesenrad und eine Schiffschaukel im Angebot – natürlich mit der passenden Dekoration und Beleuchtung. Denn bei dem Full-Service-Unternehmen gibt es nicht nur Eventmodule, sondern das ganze Paket: Technik, Catering, Eventbetreuer, Beleuchtung, Künstler und Musik. Und natürlich nicht nur zum Thema Jahrmarkt! Das Angebot ist breit gefächert: Fahrgeschäfte, Kletteraktionen, Simulatoren, Automaten, Tische, Zelte und Bars, Fotoboxen und noch viel mehr. Die einzelnen Bausteine kann man sich ganz einfach auf der Website von G&S aussuchen und in einer Art Warenkorb ablegen. Kurze Zeit später bekommt man das passende Angebot. Jetzt muss man sich nur noch entscheiden, welches Motto einem am besten gefällt! Ihr Ansprechpartner: Daniel Graffe +49 (0)6725 - 30960 | www.g-s-events.de 13

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