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Messestand-Ideen & Mitarbeiter-Aktionen - Eventmoods 2017-01

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Die diesjährigen Auftakt-Eventmoods beschäftigen sich mit den beiden Themen Mitarbeiteraktionen und publikumswirksame Messestandaktionen. Dafür stellen wir aktuelle Anbieterinformationen zu diesen Themen zusammen und wollen Sie mit der mehrseitigen Checkliste in der Heftmitte unterstützen, bei der Messeplanung an wirklich alles zu denken, um den größtmöglichen Nutzen aus diesen Präsenztagen zu holen.

Expertentipp Gut

Expertentipp Gut vorbereitet auf die Messe! Kerstin Meisner Kerstin Meisner, verheiratet, zwei Kinder, hat Ende 2000 die memo-media Verlags-GmbH gegründet. Die ausgebildete Journalistin, die zuvor als TV-Producerin und Buchautorin tätig war, hat den Verlag auf die Themen Eventkommunikation und Künstlerpräsentation fokussiert. Die Herausgeberin der Inspirationsquelle Eventmoods publiziert zudem neben der Branchenplattform memo-media.de regelmäßig das Magazin showcases, den Blog für die Eventplanung und das Eventbranchenbuch, das als Standardwerk der Branche gilt. Kerstin Meisner ist Mitglied diverser nationaler und internationaler Jurys der Eventbranche. www.memo-media.de Sich präsentieren, netzwerken, Innovationen entdecken, die Marktlage und das Angebot der Mitbewerber checken, neue Mitarbeiter auf sich aufmerksam machen - Messebeteiligungen sind im Marketingmix der Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Gesamtkommunikation und das sicher auch in Ihrem Unternehmen. Jede Messebeteiligung ist dabei so gut wie ihre Vorund Nachbereitung. Die alleinige Wirkung der „echten“ Messetage allein wird schnell verpuffen, wenn nicht vorher alles genau durchdacht und geplant wurde. Was wollen Sie erreichen? Ziele setzen! Alles beginnt mit den Zielen, die sich das Unternehmen setzt. Eindeutige Zielvorstellungen und in der Regel messbare Resultate sollten im Vorfeld konkret formuliert werden - etwa „1.500 Neukontakte als potentielle Kunden“, „50 bestehende Kontakte zu Kunden umwandeln in Geschäftsabschlüsse“ oder auch Sekundärziele wie Rekrutierung neuer Mitarbeiter oder Kooperationen mit anderen Unternehmen. Der Messestand ist Ihre Bühne. Darauf spielt sich Ihre Show ab. Einerseits zeigen Sie dabei Ihre Produkte und Exponate, andererseits ist der Stand Ihr Dreh- und Angelpunkt während der gesamten Veranstaltung. Die Gestaltung des Stands ist ebenso ein Stück Architektur wie ein Stück Marketing. Dementsprechend ist es zwingende Voraussetzung, dass die Marketingmitarbeiter bei der Gestaltung des Messesstandes eng mit den Architekten und Designers des Messebauunternehmens zusammenarbeiten können. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung Ihrer Messebeteiligung, denn kurzfristige Aktionen sind teurer und oft nicht wirklich gut. Wählen Sie max. drei Messebau-Unternehmen aus, mit denen Sie ein ausführliches Briefing-Gespräch führen möchten. Inspiration und mögliche Kontakte zu Messebau-Unternehmen finden Sie der Seite des Branchenverbandes FAMAB (www.famab.de) und dort unter den Einreichungen und Gewinnern des FAMAB-Awards. Dort geht es um Messestände jeglicher Größe und jeglichen Budgets – schauen Sie einfach mal rein! 16 Über 22.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de

Jedes Briefing-Gespräch kostet Ihre Zeit und damit Ihr Geld bereiten Sie es gut vor! Im Briefing-Gespräch informieren Sie ausführlich über Ihre Messeziele und über Ihr Unternehmen, Unternehmensstruktur, -identität und –design. Angaben über die geplanten Messebeteiligungen gehören dazu. Kommt der Stand einmal zum Einsatz oder mehrere Male? Wo könnte er eingelagert werden? Muss er vom Eck- zum Reihenstand umgebaut werden können? Denken Sie auch an den Messestand als Arbeitsplatz. Mit einem klaren Raumkonzept ist ein reibungsloser Ablauf während der Messe gewährleistet. Welche Infrastruktur benötigen Sie? Wieviel Standpersonal wird gleichzeitig am Stand arbeiten? Wie viele Besucher erwarten Sie ungefähr? Wie umfangreich wird die Bewirtung sein? Wie werden die Mitarbeiter verpflegt? Benötigen Sie Räume für vertrauliche Besprechungen? Welches Material soll ausgegeben werden? Wie wird es präsentiert und wie gelagert? Welche technische Infrastruktur planen Sie? Wie viele Screens sollen zur Kommunikation eingesetzt werden und wer kümmert sich um die Realisation der Inhalte? Wollen Sie mit einem Rahmenprogramm am Stand auf sich aufmerksam machen? Mit Show- Blocks, Verlosungen oder Live-Gesprächsrunden? Soll es eine Social-Media-Einbindung am Stand geben? Und und und... Sie sehen, die Liste der Fragen ist lang – und lassen Sie sich nicht ins Bockshorn jagen – egal, wie gut Sie vorbereitet sind, es wird immer noch Fragen geben, über die Sie erst mal nachdenken müssen! Eine Vielzahl direkter Kontakte zu Künstlern, Rahmenprogrammen und anderen Messe-Suppliern finden Sie auf www.memo-media.de. Ein individuelles Standkonzept schreibt sich nicht von selbst! Ein Erfolg versprechendes Standkonzept, das alle Bedürfnisse abdeckt, ist eine individuelle Planung für Ihren Messeauftritt – dafür arbeiten Spezialisten viele Stunden. Dies gilt es zu auch honorieren. Ein Angebot, das eine Kostenplanung für einen einfachen Stand, der mit Systemmaterial erstellt wird, beinhaltet, wird in der Regel nicht berechnet. Entscheiden Sie selbst, wie wichtig Ihnen die Individualität ist. Lassen Sie sich die Konzepte persönlich präsentieren, am besten vor allen Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen – dann können wichtige Fragen direkt geklärt werden. Orientieren Sie sich bei der Auswahl nicht ausschließlich am Preis, sondern achten Sie auf den Gesamteindruck und die Qualität und auch die Nachhaltigkeit. Entscheiden Sie sich nach den Präsentationen zeitnah. Lange Wartezeiten bis zur Auftragsvergabe verhindern die sinnvolle Planung der Kapazitäten und die kosteneffiziente Beschaffung von Materialien. Sollten sich bei der Vorbereitung Änderungen ergeben, informieren Sie Ihre Partner kurzfristig darüber (bspw. Exponatwechsel) und stimmen Sie sich regelmäßig ab. Änderungen während des Aufbaus des Messestandes sind nur mit großem finanziellem Aufwand zu realisieren und sind selten optimal. Das liebe Geld – immer die Mutter aller Entscheidungen? Es ist wichtig ist, dass Sie die in Verbindung mit der Beteiligung an einer Messe anfallenden Kosten genau erfassen. Die Budgetierung einer Messebeteiligung darf sich nicht auf ein einmaliges Ereignis beziehen, sondern sollte vielmehr als Investition im Sinne von Zukunftssicherung verstanden werden. Bei der Frage, welche Kosten der Messe zugeordnet werden sollen, zeigen die Erfahrungen, dass Aussteller rund ein Drittel des Messe-Budgets für den Standbau ausgeben. Personalkosten werden in der Regel übrigens nicht dem Messe-Budget zugeordnet. Über 22.000 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de 17

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