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Weihnachtsfeiern & Gala-Events Eventmoods

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Die schönste Weihnachtsfeier planen in Zukunft Sie! Ideen und Inspiration für Firmen-Weihnachtsfeiern und Gala-Events - Tipps und Tricks von Eventexeperten - Checklisten für Ihre Eventplanung.

Das sollte Ihre

Das sollte Ihre postalische Einladung beinhalten: ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ Absender mit Firmenlogo Art der Veranstaltung / Thema / Anlass Datum, Beginn und Ende Mögliche Begleitpersonen wie z. B. Familie? Ablauf / Programm Ort (mit genauer Anschrift und Telefonnummer) Anfahrtsbeschreibung, gibt es einen Shuttle-Service? Einen Bring-me-home-Service? Hinweis auf Parkmöglichkeiten Dresscode Anmeldefrist und Feedback-Möglichkeiten Hotel / Übernachtungsmöglichkeiten Location Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten berücksichtigen: ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ Absprache mit dem Bauamt, ob es der vorübergehenden Nutzungsänderung zustimmt Platzbedarf (Rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung und genügend Platz für eine Tanzfläche ca. zwei Quadratmeter pro Gast) Notausgänge Parkplatz-Situation Toiletten (evtl. Toilettenwagen mieten, es gibt auch Luxus-Toilettenwagen!) Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Küchentechnische Einrichtung Infrastruktur: Strom & Wasserversorgung Personalbedarf In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) Platzbedarf Parkplatz-Situation Verkehrsanbindung Ausstattung (sind ausreichend Möbel, Technik, etc. vorhanden) Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Küchentechnische Einrichtung Infrastruktur: Strom & Wasserversorgung Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ Beschilderung (z.B.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) Tische und Stühle oder Festzelt-Garnituren Namensschilder Dekoration Bühne Veranstaltungstechnik Theken / Getränkeausgabe Stehtische / Tischwäsche / Hussen Buffetflächen Gläser, Geschirr, Besteck Servietten Feuerlöscher Give-Aways & Informationsbroschüren 18 Über 42.500 Eventangebote & Künstler finden sie auf www.memo-media.de

Catering Bei der Zusammenstellung des Caterings sollten Sie folgende Punkte beachten und fürs Gespräch mit dem Caterer vorbereiten: ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ ✰ Budget Gesetztes Essen oder Buffet Motto der Veranstaltung Durchschnittsalter Anteil Frauen und Männer Vegetarier, Veganer und Laktoseunverträglichkeit Religiöse und kulturelle Besonderheiten Teilnahme von Kindern Menü- & Getränkekarten auf allen Tischen auch bei Buffet Eventablauf Zeitplanung Programminfo auf Karten wie Speisekarten Moderation DJ oder Band Sonstige Künstler, z. B. Walk-Acts, um die Einlasssituation aufzulockern, komische Kellner am Buffet, Kinder-Zauberer und –Luftballon-Künstler Artisten sowie andere Show- und Unterhaltungskünstler Wenn Sie eine Bühnenshow planen, stellen Sie sicher, wer sich um den Ablauf der Show kümmert! Oft übernimmt der Moderator die Ablaufplanung in Absprache mit Ihnen, aber auch dieser muss vorher gebrieft, also informiert werden. Treten mehrere Künstler auf, die sich vorher nicht kennen bzw. nicht von einer Agentur kommen, sollten Sie eine Ablaufregie für den Abend engagieren. Planen Sie eine technische Probe und eine Generalprobe ein. Die Techniker müssen zum Zeitpunkt der ersten Probe mit dem Aufbau fertig sein und sie müssen zum Teil während der Probe anwesend sein. memo-media Tipp: Nehmen Sie Angaben der Künstler in punkto Verpflegung und Garderobenraum ernst. Die Bands müssen eine gewisse Zeit vor ihrem Auftritt essen, sie können sich nicht mit ans Buffet anstellen, wie unerfahrene Veranstaltungsplaner es immer noch oft planen. Und auch die Wünsche der Künstler sollten Sie ernst nehmen. Sie haben einen Höchstleistungsjob vor sich und tragen maßgeblich zum Gelingen des Abends bei. Das sollten Sie honorieren. Beachten Sie unbedingt die Reservierungs- und Buchungsfristen und klären Sie in diesem Zusammenhang auch direkt die Stornierungskosten. Keiner weiß, was in einem Vierteljahr alles passieren kann, sichern Sie sich für alle Eventualitäten ab! Kerstin Meisner Kerstin Meisner, verheiratet, zwei Kinder, hat Ende 2000 die memo-media Verlags-GmbH gegründet. Die ausgebildete Journalistin, die zuvor als TV-Producerin und Buchautorin tätig war, hat den Verlag auf die Themen Eventkommunikation und Künstlerpräsentation fokussiert. Die Herausgeberin der Inspirationsquelle Eventmoods publiziert zudem neben der Branchenplattform memo-media.de regelmäßig das Magazin showcases, den Blog für die Eventplanung und das Eventbranchenbuch, das als Standardwerk der Branche gilt. Kerstin Meisner ist Mitglied diverser nationaler und internationaler Jurys der Eventbranche. www.memo-media.de 19

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