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Eventmoods 2019-01 - Rahmenprogramme & Messestand-Aktionen

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Rahmenprogramme auf Konferenzen und Tagungen sind stark nachgefragt im Bereich der Eventplanung. Wir stellen neue Ideen und Aktionen vor, präsentieren Tipps zur Nachhaltigkeit und sprechen über die Rechtssicherheit von Verträgen, die auf Messen geschlossen werden. Die Themen der neuen Ausgabe der Eventmoods powered by memo-media mit Fokus auf Messen und Rahmenprogramme sind wie immer vielfältig: Neben „klassischen“ Messebau-Unternehmen stellen wir neue Kongress- und Tagungslocations vor, haben wieder spannende Künstler im Portfolio, die darauf brennen, Ihre Messestand-Aktivitäten zu bereichern und stellen wirklich nachhaltige Rahmenprogramme und Teambuilding-Aktionen vor. Wichtiger Bestandteil der Eventmoods sind auch in dieser Ausgabe wieder die Experten-Tipps. So konnten wir Jürgen May von 2bdifferent noch einmal zum Gespräch einladen und sind die gesamten Planungen rund um den Messestand wirklich detailliert mit ihm durchgegangen. Sie werden selbst sehen, seine Tipps sind schnell und einfach umzusetzen und doch groß in der Wirkung hin zum nachhaltigen Messestand. Der Fotograf Felix Faller von alinea.design erklärt, wie man Fotodokumentationen von Mitarbeiter-Aktionen wie Rahmenprogramme und Teambuildings DSGVO-konform durchführen kann. Und der Rechtsanwalt Thomas Waetke setzt sich mit dem Thema auseinander, wann auf Messen abgeschlossene Verträge rechtskräftig sind und wann eben auch nicht.

Mehr als Glaskaraffen

Mehr als Glaskaraffen und Recycling – Mit nachhaltigem Messemanagement zukunftsfähig bleiben Noch vor gut zehn Jahren galt das Thema Nachhaltigkeit als „nice to have“. Wer seinem Unternehmen oder seiner Veranstaltung einen grünen Anstrich verpassen wollte, setzte auf recyclefähiges Geschirr und Bioprodukte oder pflanzte für die entstandenen CO2-Emissionen zum Ausgleich Bäumchen. Heute sieht es ganz anders aus: „Kunden und Messebesucher schauen genauer hin. Sie wollen sicher sein, dass sich Messeaussteller und Veranstalter mit der Frage der Nachhaltigkeit auseinandersetzen und dabei nicht nur die ökologischen Komponenten der Nachhaltigkeit, sondern auch die sozialen und ökonomischen im Blick halten,“ so Jürgen May, Nachhaltigkeitsexperte und Geschäftsführer der Unternehmensberatung 2bdifferent. Durch Branchenstandards, Berichtspflichten usw. sehen sich zudem immer mehr Unternehmen in der Pflicht, das Thema Nachhaltigkeit konsequent anzugehen und fordern von allen Lieferanten und Akteuren rund um die Messe Nachweise einer nachhaltigen Wertschöpfungskette. Stellschrauben für mehr Nachhaltigkeit Doch wie sieht ein nachhaltiges Messemanagement aus? Jürgen May hat es im Gespräch mit der Eventmoods-Redaktion erklärt. Das Wichtigste vorab: „Wer sich auf den Weg in Richtung nachhaltiges Veranstaltungsmanagement macht, muss alle Beteiligten Schritt für Schritt mitnehmen. Eine umfassende Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.“ Einzig durch intensive Einbindung von Kollegen, Kunden und Zulieferern gelingt es, Skeptiker zu überzeugen und gemeinsam das Image des Unternehmens „grüner“ zu entwickeln. Nachhaltiges Messemanagement lässt sich in fünf operative Handlungsfelder unterteilen, wobei geschaut werden muss, welche davon für die geplante Veranstaltung tatsächlich relevant sind, beziehungsweise worauf das Unternehmen Einfluss nehmen kann und worauf nicht. Bei jedem dieser Handlungsfelder müssen übergeordnete Themen mitgedacht werden: Energie- und Wasserversorgung, Beschaffung und Einkauf, Abfallmanagement, Sozialaspekte wie Barrierefreiheit und Inklusion, Kommunikation und Marketing und nicht zuletzt die Wirtschaftlichkeit. Mobilität und Unterbringung „Der größte CO2-Verursacher rund um Veranstaltungen ist die Mobilität,“ so Jürgen May. Messebau-Unternehmen, Caterer, Redner*innen usw. fahren zum Veranstaltungsort, das Messepersonal reist an und ab, Kunden kommen für einen Tag zur Messe. Hier muss sich der Veranstalter fragen, was davon tatsächlich notwendig ist. Bei lokalen Messen kann einiges optimiert werden: Eine gut erreichbare Location mit entsprechender Zertifizierung ist der erste Schritt. Hierbei sind die genannten übergeordneten Themen zu berücksichtigen. Aber auch die technische Ausstattung spielt eine große Rolle; moderne Technik verbraucht weniger Energie und ist damit nachhaltiger. Der CO2-Ausstoß pro Person/pro Kilometer (Personenkilometer Pkm) bei Reisetätigkeit mit der Bahn beträgt weniger als 1 g Treibhausgase. Die Reisenden sind fast CO2-frei unterwegs. Bei einer Fahrt im Reisebus werden durchschnittlich 32 g Treibhausgase/ Pkm, bei einer Fahrt im Pkw 142 g Treibhausgase/Pkm und bei einem Flug 211 g Treibhausgase/Pkm ausgestoßen. Die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die Anpassung der Veranstaltungszeiten an diesen, das Angebot von Shuttleservice oder gemeinsamen Bustransporten sollten darüber hinaus bedacht werden. Bei großen Branchenmessen kann man als Unternehmen weniger Einfluss nehmen. Doch auch hier gibt es Potenzial für mehr Nachhaltigkeit. Bereits bei der Einladung zur Messe kann eine klimafreundliche Reisekette beworben werden. Die Plattform greenmobility.de hilft beispielsweise, mit einer Art Routenplaner die Reiseart herauszufinden, die die geringsten verkehrsinduzierten Umweltbelastungen mit sich bringt. Wer am Messeort übernachtet, sollte ein zertifiziertes Hotel buchen. Hoteliers sind sich bewusst, dass Gäste sich heutzutage nicht nur von der Anzahl der Sterne leiten lassen, sondern auf ein nachhaltiges und grünes Image des Hotels achten. Bei nachhaltiger Unterbringung wird der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen genauso großgeschrieben wie der faire Umgang mit Personal und Lieferanten. Zudem ist das Speisenangebot überwiegend regional und saisonal. Es existieren mittlerweile unterschiedliche Zertifizierungssysteme, die Hinweise darauf geben können, wie nachhaltig ein Hotel operiert. 6 Über 19.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.eventbranchenverzeichnis.de

Catering Egal, ob es nur Getränke am Stand gibt oder ob ein abschließendes Get-together mit Messepersonal und Kunden geplant ist. Beim Catering lässt sich schon mit minimalem Aufwand viel erreichen. Das Abfallmanagement ist hier eine der größten Stellschrauben: Glaskaraffen statt PET, Mehrweg- statt Einweggeschirr, keine einzelverpackten Kekse, Kaffeemilch und Zucker, Recycling-Servietten statt Wegwerf-Servietten… Bei der Auswahl der Lebensmittel heißt es, nach Möglichkeit zu regionalen Bioprodukten zu greifen, um die CO2-Emissionen zu senken, bei Übersee-Produkten wie Kaffee, Tee und Schokolade wird mit fair gehandelten Produkten der Nachhaltigkeitsgedanke am besten transportiert. Fair-Trade-Zertifizierung: Durch die Fair-Trade-Zertifizierung werden den Produzentinnen und Produzenten faire Arbeitsbedingungen, stabile Löhne und Mindestpreise für viele Produkte zugesichert. Allein in der Außer-Haus-Verpflegung entstehen in Deutschland jährlich etwa 1,9 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle. Das sind gut 20 Prozent der gesamten Lebensmittelmengen, die in Deutschland weggeworfen werden und betrifft insbesondere auch das Veranstaltungs- und Messecatering. ‚Wissen, wer zum Essen kommt‘, ist laut Jürgen May eine oft unterschätzte Stellschraube in puncto Nachhaltigkeit. „Frauen essen meist weniger als Männer, alte Menschen weniger als junge – natürlich immer unter der Prämisse: ‚Ausnahmen bestätigen die Regel‘.“ Wer im Vorfeld geklärt hat, welche Gäste fürs Buffett oder Menü zu erwarten sind und gegebenenfalls auch welche Ernährungsgewohnheiten sie pflegen, kann mit dem Caterer eine realistischere Planung machen und so unnötige Lebensmittelabfälle vermeiden. Eine Umfrage bei der Vereinigung der führenden Event-Catering-Unternehmen in Deutschland (LECA) ergab, dass bei einer konventionell geplanten Veranstaltung mit 100 Personen 39 kg Speisen vernichtet werden und damit fast 900 Euro in die Mülleimer wandern (Quelle: bttr.live). Zudem ist es nachhaltig, bei der Auswahl der Speisen genauer hinzusehen: Fleischhaltige Speisen verbrauchen über die gesamte Lebensmittelkette gesehen ein Vielfaches des CO2, das vegetarische oder vegane Speisen verbrauchen. „Ein rein vegetarisches oder veganes Essen auf einer Veranstaltung polarisiert sicher, aber es wird darüber geredet und das Thema Nachhaltigkeit gelangt so tief ins Bewusstsein der Gäste. Man kann auch mal ein paar Stunden ohne die obligatorische Currywurst auskommen,“ lacht Jürgen May, als er von seinen Erfahrungen diesbezüglich beim Deutschen Filmpreis berichtet. Ein Ziel ist, regionale Lebensmittel für das geplante Catering zu verwenden. Außerdem sollen sie dem saisonalen Angebot entsprechen. Diese vier Qualitätsmerkmale von Lebensmitteln sollten im Catering möglichst berücksichtigt werden: regional – saisonal – ökologisch – fair. Messeunterlagen und Give-aways Flyer, Plakate, Handouts, Give-aways – die Palette der Produkte, die auf Messen zu Werbezwecken eingesetzt werden, ist riesig. Doch insbesondere Printprodukte landen oft schnell in der Mülltonne. Ein genaues Abwägen, welche Produkte tatsächlich notwendig sind, und welche in einem anderen Format (als Video-Einspieler am Messestand, über Download-Links, per Mail, …) angeboten werden können, kann immense Kosten und vor allem CO2 sparen. Zudem sollte bei der Gestaltung von Drucksachen auf ein klimafreundliches Druckmanagement geachtet werden. Hierbei kommen ausschließlich schadstofffreie, umweltverträgliche Papiere und Farben zum Einsatz. Lacke und Öle finden keine Verwendung. Das Herausgeben von Materialien nur auf Anfrage, Rücknahmestellen für Messeunterlagen, der Verzicht auf Give-aways oder das bewusste Auswählen nachhaltiger, recyclebarer Werbemittel sind hier nur einige Ideen, wie der Müllberg reduziert werden kann. Was tatsächlich gedruckt werden muss, sollte in jedem Fall klimaneutral sein: Zertifizierte Farben und Papiere bieten mittlerweile viele Druckereien an. Auch die Wiederverwertbarkeit von Werbemitteln ist wichtig. „Steht eine Jahreszahl drauf, wandern Stellwände, Transparente etc. nach jeder Veranstaltung in den Müll. Aber gerade Werbemittel, die die Botschaft des Unternehmens transportieren, sind eigentlich länger gültig,“ so Jürgen May. Viele praktische Tipps gibt es im Blog für die Eventplanung: www.memo-media.de/blog 7

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