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Eventmoods 2019-01 - Rahmenprogramme & Messestand-Aktionen

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Rahmenprogramme auf Konferenzen und Tagungen sind stark nachgefragt im Bereich der Eventplanung. Wir stellen neue Ideen und Aktionen vor, präsentieren Tipps zur Nachhaltigkeit und sprechen über die Rechtssicherheit von Verträgen, die auf Messen geschlossen werden. Die Themen der neuen Ausgabe der Eventmoods powered by memo-media mit Fokus auf Messen und Rahmenprogramme sind wie immer vielfältig: Neben „klassischen“ Messebau-Unternehmen stellen wir neue Kongress- und Tagungslocations vor, haben wieder spannende Künstler im Portfolio, die darauf brennen, Ihre Messestand-Aktivitäten zu bereichern und stellen wirklich nachhaltige Rahmenprogramme und Teambuilding-Aktionen vor. Wichtiger Bestandteil der Eventmoods sind auch in dieser Ausgabe wieder die Experten-Tipps. So konnten wir Jürgen May von 2bdifferent noch einmal zum Gespräch einladen und sind die gesamten Planungen rund um den Messestand wirklich detailliert mit ihm durchgegangen. Sie werden selbst sehen, seine Tipps sind schnell und einfach umzusetzen und doch groß in der Wirkung hin zum nachhaltigen Messestand. Der Fotograf Felix Faller von alinea.design erklärt, wie man Fotodokumentationen von Mitarbeiter-Aktionen wie Rahmenprogramme und Teambuildings DSGVO-konform durchführen kann. Und der Rechtsanwalt Thomas Waetke setzt sich mit dem Thema auseinander, wann auf Messen abgeschlossene Verträge rechtskräftig sind und wann eben auch nicht.

Darf ich meinen Event

Darf ich meinen Event fotografieren und filmen lassen und welche Konflikte entstehen mit der DSGVO? Eventfotografie & Filmdokumentation im Einklang mit der DSGVO und dem Kunsturhebergesetz Im vergangenen Jahr wurde es im Frühjahr hektisch bei vielen Unternehmen. Und auch die Presse nahm sich dem Thema an. Die schon zwei Jahre vorher offiziell vorgestellte DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) wurde rechtlich bindend. Auch bei vielen unserer Kunden wurden fleißig Verträge (nach Art. 28F DSGVO) erstellt und fast alle Websites wurden angepasst. Jedes Unternehmen muss jederzeit Auskunft darüber erteilen können, wo personenbezogene Daten landen, verarbeitet und gespeichert werden und diese auf Wunsch auch vollumfänglich löschen. Der Zugang zu diesen Informationen muss für jeden Bürger der EU einfach möglich sein, und er muss vorab darauf hingewiesen werden, sobald Daten über ihn erhoben und weiterverarbeitet werden. Wie ist es nun aber mit der Fotografie und Filmaufnahmen auf Events? Fakt ist: Ein Foto oder ein Film fällt unter die Kategorie „Personenbezogene Daten“. Das heißt, man darf nicht einfach und ungefragt Aufnahmen anfertigen und weiterverarbeiten. Das ist nicht neu, denn das deutsche Kunsturhebergesetz (KunstUrhG) regelt das schon seit 1907. Natürlich mit weiteren Anpassungen in den letzten 100 Jahren. So wird hier sehr genau festgelegt, was fotografiert werden darf, wann das Recht am eigenen Bild verletzt ist, wer eine Person des öffentlichen Interesses ist und wie es sich mit Fotoaufnahmen im öffentlichen Raum verhält. Es werden also sehr viel genauer unterschiedliche Szenarien in einen rechtlichen Rahmen gefasst, als es in der DSGVO Erwähnung findet. Die Herausforderung besteht nun darin, den Bedarf an Fotos und Filmaufnahmen auf Events mit der DSGVO und dem KunstUrhG in Einklang zu bringen. Es müssen durch das Inkrafttreten der DSGVO einige Prozesse überdacht und angepasst werden, aber die Rechte am eigenen Bild werden durch unsere KUG deutlich detaillierter und auch präziser definiert, und das schon seit geraumer Zeit. Diese Vorgaben werden durch die DSGVO weder angepasst noch aufgehoben. Durch die große Medienpräsenz um der DSGVO hören wir seitdem quasi auf jedem Event: „Ist das überhaupt DSGVO konform, dass Sie mich fotografieren?“ Auch wenn diese Frage oft mit einem Augenzwinkern 26 Über 19.000 Eventangebote & Künstler finden Sie auf www.eventbranchenverzeichnis.de

gestellt wird, gibt es hier immer noch großen Klärungsbedarf. Und auch von Seiten der Auftraggeber hören wir immer wieder, dass man zwar gerne einen Event fotografisch oder filmisch dokumentieren würde, aber intern noch klären muss, ob das mit der DSGVO in Einklang zu bringen ist. Nun können wir nicht alle firmenpolitische Regularien auf einen Nenner bringen, wichtig ist es aber auf jeden Fall, sich in einem rechtlich abgesteckten Rahmen zu bewegen, der zu keinen bösen Überraschungen nach einem Event führt. Um sich abzusichern, sollte eine Einwilligung bei der Anmeldung zum Event erfolgen. Dies lässt sich heute dank der zahlreichen am Markt befindlichen Teilnehmermanagementsysteme (kurz: TMS) einfach realisieren. Bei der Anmeldung setzt der Gast einen Haken, dass er sich mit Foto- & Filmaufnahmen einverstanden erklärt und über deren Nutzung informiert wurde. Ein weiterer Hinweis bei der Einlasskontrolle kann zudem Vertrauen schaffen, er reicht aber bei Weitem nicht, um jeden einzelnen Gast zu informieren. Dies ist also als nette Geste zu verstehen, aber nicht als rechtlich relevant. Bei Aufnahmen, die explizit für die Veröffentlichung (im Print oder digital) gedacht sind, lassen wir uns zudem die Zustimmung noch einmal per Unterschrift bestätigen. Auch bei der Übergabe der Aufnahmen an den Auftraggeber sind einige Punkte wissenswert. Wir stellen beispielsweise die Fotooder Filmdokumentation auf einem eigenen Webserver in Deutschland zur Verfügung. Auch die genutzte Galerie-Software läuft zu 100 Prozent auf unserem eigenen Server, und der Zugang kann auf Wunsch passwortgeschützt werden. Hier haben wir mit einer eigenen Software zudem die Möglichkeit, für jeden Gast eigene Zugangsdaten zu vergeben. Somit sind wir in der Lage, die bestmögliche Kontrolle über die uns anvertrauten Daten zu haben und sind nicht abhängig von Diensten aus Ländern mit anderen Datenschutzgesetzen. Bei all den rechtlichen Vorgaben, finde ich es wichtig – und das auch schon vor der der DSGVO – empathisch auf die Gäste zuzugehen. Das ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg, um gar nicht erst die Juristen auf den Plan rufen zu müssen. Ein erfahrener Eventfotograf hat ein sehr genaues Gespür für die Gäste und weiß, wen und was er fotografieren kann und wann man die Kamera vielleicht besser nicht zückt. Selbst bei Aufnahmen mit einem Teleobjektiv ist ein Dialog mit dem Gast möglich. Ein kurzer Blickwechsel verrät oft Zustimmung oder Zurückhaltung. Wenn man dann noch proaktiv den Dialog mit den Menschen sucht, die etwas zurückhaltend reagieren, kann man schnell eine harmonische Atmosphäre schaffen, in der sich alle wohlfühlen. Es sollen ja die schönsten Momente eingefangen werden, und dazu gehören eben lächelnde und zufriedene Gesichter. Felix Faller alinea.design Felix Faller ist seit 1998 mit alinea.design selbstständig, arbeitet als Fotograf und Filmemacher international überwiegend für Firmenkunden. Fotografie und Eventmodule wie Fotoboxen gehören zu seinem Repertoire. Seit 2002 kann er auch mit einem Team aus bis zu 40 Fotografen agieren. Durch die Spezialisierung auf Veranstaltungsdokumentation ist das Thema Bildrechte und Bildnutzung allgegenwärtig. www.alinea.design Wichtig: Die hier wiedergegebenen Aussagen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern beschreiben unser eigenes Vorgehen. Sollten Sie für einen Event noch unsicher sein, sollten Sie einfach einen auf die DSGVO spezialisierten Anwalt konsultieren. Viele praktische Tipps gibt es im Blog für die Eventplanung: www.memo-media.de/blog 27

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