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Event-Check: Ticketing

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Konzert, Kongress, Firmenevent oder Festival: Wer eine Veranstaltung plant, muss auch ans Ticketing denken. Wie finden Veranstalter den richtigen Anbieter, auf was müssen sie achten? Dieser Event-Check gibt Antworten auf diese Fragen als umfangreicher Leitfaden für Events jeglicher Größe und Art. Veranstalter bekommen praxisnahe Übersichten, Checklisten, Fragestellungen und jede Menge Tipps - „hands-on“ und leicht verständlich erklärt. Auf 37 Seiten erfahren Veranstalter alles, was sie zum Thema Ticketing wissen müssen.

6 HOW TO Kein Hexenwerk:

6 HOW TO Kein Hexenwerk: So geht’s! Du planst ein großes Festival, einen Abiball, eine Ausstellung oder eine digitale Vortragsreihe und möchtest nun den Ticketverkauf in Angriff nehmen? Wir erklären, wie Du dabei am besten vorgehen solltest – Schritt für Schritt. Lege fest, was Dir wichtig ist: Wie viel möchtest Du selbst machen, wo brauchst Du Unterstützung? Im Dschungel der Ticketing-Anbieter nicht den Durchblick zu verlieren, ist gar nicht so leicht. Zum Glück liest Du gerade diesen Leitfaden! Am besten stellst Du Dir erst einmal die Fragen, die wir auf der nächsten Seite aufgelistet haben und gehst dann unseren Anbieter-Vergleich auf Seite 28 durch. Bestimme die Eckdaten: Bevor Du Deine Veranstaltung anlegst, solltest Du sämtliche Infos parat haben: Welche Art von Event führst Du durch? Wann soll der Vorverkauf starten? Wie viele Preiskategorien möchtest Du anbieten? Soll es Gutscheine oder Early-Bird-Optionen geben? Auch Bildmaterial, ein Saal- und ein Anfahrtsplan und ggf. eine vorbereitete FAQ-Liste können hilfreich sein, damit Du von Anfang an so viele Informationen wie möglich hinterlegen kannst. Wenn Du Deinen Shop nicht komplett selbst einrichtest, sondern Dir dabei Unterstützung holst (je nach Anbieter), bekommst Du oft vorab eine Checkliste mit Angaben, die der Anbieter von Dir braucht. Mach Dich mit der Website des Anbieters vertraut – bei den meisten ist es nur ein kurzer Klick oder ein Anruf zur Registrierung und Du kannst loslegen. Viele beantworten per FAQ schon die meisten Fragen von selbst. Die meisten Programme funktionieren intuitiv und sind nicht viel schwieriger als online zu shoppen oder einen Flug zu buchen. Einige Anbieter übernehmen die Konfiguration für Dich: Sie fragen vorher die Eckdaten ab und kümmern sich um den Rest. Wenn Du alle Daten parat hast, geht es an Konfiguration und Customizing – natürlich je nachdem, was bei Deinem Anbieter möglich ist: Farben, Schriften, Logos – wähle aus, was am besten zu Deinem Look & Feel passt und richte Deinen Shop so ein, dass er auch so aussieht: wie DEIN Shop. Um diesen dann auf Deiner Website zu integrieren, braucht es normalerweise keine Programmierkenntnisse. In der Regel wird das entsprechende HTML-Element kopiert und auf der eigenen Website eingefügt. Auch wenn das kein Hexenwerk ist, übernehmen manche Anbieter diesen Schritt für Dich oder bieten Video-Tutorials mit Vorschau und Support. Oft lassen sich auch bestehende Veranstaltungen, z. B. aus Facebook, integrieren. Jetzt kannst Du Deine Veranstaltungen bequem eintragen und erfassen. An alles gedacht? Dann kann es losgehen! AUF EINEN BLICK! 1. Fragen und Checkliste durchgehen 2. Eckdaten detailliert festlegen 3. Registrieren 4. Shop einrichten und Veranstaltung eintragen 5. Los geht’s!

7 ÜBERBLICK Den Richtigen zu finden, ist gar nicht so schwer… … vorausgesetzt man weiß, was man will! Wer sich zu Beginn seines Projekts die richtigen Fragen stellt, ist schon einen großen Schritt weiter. Denn: Ticketing-Anbieter gibt es viele – doch welcher hat genau die Lösungen, die Du für Dein individuelles Projekt suchst? Und welche Fragen sind das überhaupt, die man sich dabei stellen muss? Anbieter zum Thema Ticketing findest Du unter: www.eventbranchenverzeichnis.de Wir haben die wichtigsten Fragen zusammengefasst: • Wie groß ist meine Veranstaltung? Brauche ich dafür die maximale Reichweite eines großen Anbieters oder möchte ich meinen eigenen Ticketshop einrichten, bei dem ich und meine Marke im Vordergrund stehen? • Wie hoch ist mein Budget? • Wenn ich einen kleinen Event plane: Welche Priorität haben solche Veranstaltungen bei dem jeweiligen Anbieter? • Bin ich eher der Rundum-sorglos-Typ oder möchte ich mir jedes Modul einzeln aussuchen? • Wie komplex ist die Einrichtung des Ticketshops? • Brauche ich dabei Unterstützung oder traue ich mir das komplett selbst zu? • Welche Preiskategorien möchte ich anbieten, vergebe ich kostenlose Tickets und Gutscheine? • Will ich mich selbst um die Zahlungsabwicklung kümmern oder dieses Thema lieber abgeben? • Ist mein Angebot überregional oder regional? • Kann ich sitzplatzgenaue Tickets verkaufen? • Wie viel Support brauche ich in Sachen Marketing? • Habe ich schon eine eigene Community, die ich selbst ansprechen kann? • Brauche ich eine Anbindung an VVK-Stellen oder kaufen meine Kunden nur online? • Wie viel Support brauche ich während der Veranstaltung? • Habe ich spezielle Anforderungen beim Einlassmanagement, z. B. Hardware oder Personal? • Wie funktionieren Rückabwicklung und Umtausch? • Brauche ich Angebote in Sachen Streaming? Check it out! Wer Antworten auf diese Fragen hat, ist schon einen großen Schritt weiter. Jetzt kannst Du Dir einen Anbieter suchen, der genau Deinen Ansprüchen gerecht wird – und loslegen mit dem Ticketverkauf! Alle Anbieter auf einen Blick findest du im großen Anbieter-Vergleich ab Seite 28.

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